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Dossiers

ECM : il est temps de proposer une nouvelle expérience

Par William Bailhache, Vice-Président Régional pour la zone EMEA Sud, Alfresco

Publication: 10 mars

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Selon Systemscope, pour 50 % des projets ECM, le taux d’adoption est inférieur aux prévisions. La cause ? Une intégration incompatible avec les besoins organisationnels, les attentes des utilisateurs et des processus mal adaptés...
 

Lorsque les utilisateurs outrepassent les processus en place : Si les employés n’utilisent pas une solution ECM, cela ne veut pas dire qu’ils n’effectuent pas leurs taches, mais plutôt qu’ils ont trouvé un moyen de contourner le système. En effet, ils ont davantage tendance à se tourner vers des applications tierces récentes pour optimiser et accélérer leur travail.

Dans une autre enquête Systemscope, 95 % des entreprises ont constaté que les employés cherchaient des moyens de contourner les protocoles de sécurité de l’entreprise pour utiliser des services Web et des applications non approuvés. Cela représente un vrai défi pour les entreprises. Cette conduite a d’ailleurs amené les DSI à définir une gouvernance spécifique au Shadow IT. Malgré tout, cela ne permet pas d’adresser les raisons qui poussent les utilisateurs à ignorer les ECM en place.

Un ancien système limite les performances de vos employés

Un digital native sera ravi de porter des baskets rétro sur son lieu de travail et d’épiloguer sur sa passion des vieilles voitures mais il y a peu de chances pour qu’il accepte d’utiliser un système ECM vieillissant. Les anciens systèmes ne sont pas adaptés aux styles de vie actuels. Si l’utilisateur doit sans cesse quitter les applications et les appareils dont il a l’habitude de se servir, il considère cela comme une perte de temps et d’efficacité - c’est une étape supplémentaire qui vient en effet interrompre le cours de ses activités.

Faible utilisation : un véritable critère d’alerte

Une solution délaissée ou peu utilisée par les utilisateurs n’est pas seulement source de frustration pour l’équipe projet, mais est aussi un véritable indicateur de problématiques sous-jacentes :

- Des investissements mal adaptés au fonctionnement de l’entreprise ;

- Des problèmes de sécurité liés à l’utilisation d’applications et de services Web non approuvés ;

- Le non-respect des mesures de conformité réglementaires ;

- Des données non structurées circulant au sein et en dehors de l’organisation ;

- Des contrôles de versions non-adaptés ;

- Des processus peu visibles, documentés ou évolutifs.

Qu’elles évoluent dans un secteur réglementé, gèrent des données dépendant de la législation RGPD ou souhaitent utiliser du contenu pour créer un avantage concurrentiel, les entreprises faisant face à une faible adoption de leur ECM devraient y voir un réel signal d’alarme.

Créer une expérience personnalisée

Pour résoudre ces problématiques, les entreprises doivent se concentrer sur l’expérience des utilisateurs. Aujourd’hui, ceux-ci souhaitent des expériences faisant écho à leurs exigences pour interagir de manière significative avec le contenu qui les intéresse. Pour les entreprises qui adoptent l’ECM moderne, la plateforme doit offrir aux développeurs la possibilité de concevoir et de fournir rapidement des applications personnalisées avec des composants d’interface réutilisables. Cela leur permettra notamment de créer des expériences numériques adaptées et appréciées des utilisateurs.

Et si les entreprises utilisaient le design thinking ?

En plaçant les utilisateurs au cœur du processus de conception, les entreprises pourront résoudre les bons problèmes avec les solutions de contenu appropriées. Pour ce faire, elles peuvent notamment s’appuyer sur le design thinking. Lorsqu’il est appliqué au développement de logiciels, le design thinking met l’accent non plus sur le simple ajout de fonctionnalités, mais plutôt sur l’identification et la résolution des problèmes d’un point de vue utilisateur. Ainsi, la valeur ajoutée de l’application devient substantielle et l’expérience est améliorée (UX).

Un développeur outillé est un développeur heureux. Il est peut-être temps pour les entreprises de vérifier si leur plateforme ECM donne la liberté de concrétiser des idées de nouvelles expériences numériques ou si elle les cloisonne. L’utilisation d’une plateforme basée sur l’Open Source (normes et API ouverts) permet aux développeurs de travailler sans être confrontés à des silos ou à du code propriétaire. Les développeurs sont alors libres et contribuent à concevoir les expériences numériques attendues en un temps record.

À quel point une expérience est-elle moderne ?

Certains signes ne trompent pas. Si une entreprise constate que ses équipes continuent à partager des données en envoyant des feuilles de calcul par email, ou que les clients se tournent vers un monde numérique, il est temps de faire peau neuve.

A contrario, si les employés peuvent travailler ensemble sur un projet à partir d’un smartphone, si les clients peuvent interagir comme et quand ils le souhaitent ou si l’entreprise arrive la première sur le marché avec une nouvelle application numérique, pas de doute, elle est sur la bonne voie !

http://www.alfresco.com/

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