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Dossiers

L’intelligence artificielle au service de l’automatisation des flux documentaires

Publication: 25 juillet

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Si la gestion électronique des documents a déjà séduit de nombreuses organisations Françaises, aussi bien publiques que privées, l’automatisation, elle, est encore sous-exploitée...
 

Elle représente pourtant un véritable levier de développement, offrant des avantages concrets. Couplée à l’Intelligence artificielle, elle permet même d’optimiser la Ged, contribuant notamment à la classification des documents et à la récupération de données issues de ces derniers.

Paris, le 24 juillet 2020. Kodak Alaris, acteur incontournable de l’information management, organisait le 10 juillet dernier un webinaire aux côtés d’Ephesoft, éditeur de solutions de dématérialisation de documents, titré Tirez parti des avancées de l’IA pour automatiser l’intégration de tous vos flux de documents dans vos solutions métiers. Un sujet plus que jamais dans l’air du temps ! En effet, si 71 % des organisations Françaises utilisent déjà une Ged, elles sont presque aussi nombreuses à ne pas se tourner vers des processus d’automatisation, garantissant pourtant plus de productivité et moins d’erreurs.

Intelligence artificielle et copie fiable

Pre-sales engineer chez Kodak Alaris, Adrien Vandy explique qu’« il y a pourtant une forte attente des clients vis-à-vis de l’Intelligence artificielle (IA) et de l’automatisation des processus, notamment pour résoudre certaines problématiques relevant de la copie fiable. La copie fiable repose sur deux grands piliers. D’un côté, la fidélité du document : on doit être en mesure de pouvoir lire de manière exhaustive les informations qui sont sur le document. L’autre pilier de la copie fiable va être la traçabilité, c’est-à-dire s’assurer de pouvoir remonter la traçabilité du document, connaître son horodatage, et ainsi pouvoir protéger son intégrité », rappelle-t-il.

L’empreinte numérique : comment suivre ses documents à la trace ?

Pour assurer la sécurité des documents électroniques, de nombreuses technologies peuvent être envisagées. Parmi elles, l’empreinte numérique est particulièrement recommandée par Adrien Vandy.«  Il s’agit d’une fonction mathématique qui vient calculer une empreinte unique à chaque document. Si ce dernier venait à être modifié, l’empreinte numérique le serait aussi, explique l’expert. Kodak Alaris va même encore plus loin en mettant en oeuvre plusieurs pistes technologiques reposant sur l’IA et l’automatisation pour sécuriser les flux documentaires. »

Des technologies de pointe parfaitement maîtrisées et intégrées

« C’est notamment le cas de Perfect Page, une technologie que nous intégrons sur l’ensemble de nos scanners et qui reprend tous nos brevets de traitement de l’image », indique Adrien Vandy. « Perfect Page permet justement de reproduire une image fidèle au document original. Nous allons également pouvoir répondre aux exigences de fidélité du document en fournissant un PDF A, soit un format de fichier qui, s’il venait à être modifié, perdrait son qualificatif. Enfin, pour la traçabilité et l’horodatage, on va pouvoir générer et produire toutes les métadonnées nécessaires à l’audit de la chaîne de numérisation : identification de l’opérateur, identification de la machine, processus de traitement, et bien sûr profil de numérisation utilisé. En sortie, il sera aussi possible de calculer la fameuse empreinte numérique afin de garantir à la fois la fidélité du document et la possibilité de tracer son origine, » détaille-t-il.

Des solutions qui ont déjà fait leurs preuves

Ces technologies sont au coeur des solutions de scanning de Kodak Alaris, et en particulier d’INfuse. Totalement intégrée à votre système et connectée au processus métier, comme le précise Adrien Vandy, cette solution établit une communication bidirectionnelle entre le scanner et le système qui va traiter les documents. Grâce à Ephesoft Transact, le scanner dispose de l’IA nécessaire à un workflow complet et performant : capture des documents, classification, extraction des données, validation et export. L’outil est par ailleurs basé sur le machine learning, garantissant ainsi l’efficacité globale de la solution.

Quand les organisations se laissent tenter

« Autant de fonctionnalités qui ont d’ores et déjà séduit des organisations. Le scanner INfuse, interfacé avec Ephesoft Transact pour numériser et analyser les documents, a notamment été déployé sur une banque européenne, pour gérer plus particulièrement les documents relatifs à l’accueil client. Lors du stockage électronique des documents avant que ceux-ci ne soient traités, il est arrivé d’en perdre certains car le système centralisé ne pouvait pas récupérer ceux qui étaient déposés au mauvais endroit. Par ailleurs, s’il y avait eu un problème au moment de la numérisation des documents, le conseiller financier n’aurait pas pu en avoir connaissance car il n’est possible de le savoir qu’après coup. Grâce à nos solutions, on amène au plus près du point de capture l’analyse de ces documents. En automatisant la numérisation des documents et en analysant ceux-ci pour vérifier qu’ils sont correctement signés et paraphés, on peut envoyer un message sur scanner INfuse pour confirmer à l’utilisateur que les documents sont complets et conformes. C’est un cas pratique qui répond à des problématiques qui sont loin d’être sans répercussion pour les clients », conclut Adrien Vandy.

http://www.alarisworld.com/

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