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En quelques années, l’email est devenu un puissant canal de communication. Une force qui s’est encore accrue ces derniers mois : depuis la crise sanitaire, l’email s’impose comme le vecteur de communication privilégié, permettant de délivrer un message à distance efficacement, et représente désormais, plus que jamais, une véritable mine d’or pour les entreprises.

Néanmoins, son immense potentiel reste sous-utilisé : la difficulté d’intégration ou d’administration, la configuration manuelle sur chaque poste, la conception des signatures, leur actualisation, leur impact sur le système d’information ou encore leur intégration au sein de la messagerie constituent autant de points de friction. Pourtant, plus qu’une simple carte de visite, la signature mail est à même d’assurer la cohérence de marque, quelle que soit sa taille et d’amplifier les campagnes marketing.

Administrer les signatures mail sans souci grâce à la combinaison Microsoft Office 365 / Letsignit

Généralement, c’est l’utilisateur qui, depuis ses paramètres, doit configurer la signature de ses mails. Mais en pratique, selon ses capacités techniques et graphiques, chacun va plus ou moins interpréter les éléments et les adapter. Résultat : les signatures varient d’un collaborateur à l’autre. Certains oublient de préciser leur poste, d’autres adoptent des noms de service différents, au sein d’un même département ou entre les filiales. Tous ces éléments nuisent à la cohérence de la marque.

Pour éviter ces errements possibles, la DSI peut bien sûr prendre chaque poste en main et y créer une signature adaptée et chartée, mais cela reste chronophage. D’autant plus que pour une entreprise de 200 collaborateurs, configurer les signatures sur chaque poste représente environ 100 heures de travail, une véritable perte de temps. Et il ne s’agit là que de la « simple » mise en place de la signature mail ! S’il faut, en plus, rajouter une communication à la fin de cette dernière, la démarche se complique encore davantage. La DSI perd un temps considérable alors que sa valeur ajoutée ne se trouve pas là. Confier cette mission à un chargé de communication ? Sans compétences en informatique, ce dernier est dépourvu de moyens.

C’est en partant de cette problématique que Letsignit, solution pour créer et gérer les signatures mails de tous les collaborateurs de l’entreprise, intervient. En effet, avec la mise en place de sa solution cloud de gestions de signature mail, Letsignit offre la possibilité de déployer et centraliser les signatures pour Microsoft 365 à l’ensemble des collaborateurs. Et donc in fine, d’éviter tous ces aléas. L’interface de gestion de Letsignit donne accès à toutes les fonctions nécessaires pour gérer automatiquement les signatures de chacun des collaborateurs de l’entreprise avec une très fine capillarité. Letsignit permet de déléguer l’administration des signatures pour répondre à de nombreux cas d’usages et prendre en compte les spécificités locales, légales et culturelles.

Un déploiement simplifié pour 10 comme pour 10 000 utilisateurs …

Utiliser une plateforme Cloud centralisée est la meilleure option pour automatiser les déploiements. Elle procure à la DSI un réel gain de temps avec un faible impact sur le système d’information grâce à l’intégration avec Office 365 et Azure, ce qui apporte un service à valeur ajoutée pour l’utilisateur :

 Un environnement homogène et sans couture, des mises à jour régulières,

 Une cohérence sécuritaire de bout en bout, une confidentialité renforcée,

 Une authentification unique et transparente compatible avec n’importe quelle méthode d’authentification Cloud,

 L’amélioration continue, automatique et transparente des services par Letsignit.

En utilisant la solution SaaS Letsignit, il devient facile et rapide d’automatiser et de centraliser la création des signatures, ainsi que leur déploiement pour Microsoft 365. Plus de souci de gestion, les signatures sont toujours harmonisées, à jour et leur actualisation facilitée.

http://www.letsignit.fr/