MtoM Mag - Le journal de l'MtoM.
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La crise sanitaire liée au Covid-19 et la généralisation du télétravail ont largement bouleversé nos habitudes de travail. Chacun a en effet dû jongler avec un large éventail d’outils (co-édition de documents, transferts de fichiers, envois de mail, gestion RH et visioconférence), sans pouvoir en exploiter toutes les fonctionnalités. Disposer d’une solution unifiée est l’alternative idéale, détaillée dans un libre blanc inédit signé Alféo, une division de la société Archimed, spécialiste de la gestion documentaire.
Ces derniers mois plus que jamais, l’usage des solutions de gestion de l’information en tous genres s’est largement accéléré, favorisant la collaboration, accélérant la communication, permettant de produire de l’information, de l’agréger, de l’organiser et de la faire circuler. La multiplication des outils à disposition entraîne cependant un manque de cohérence, qui a tendance à les rendre moins efficaces et peser sur l’activité de leurs utilisateurs. En parallèle, les organisations se heurtent encore trop souvent au cloisonnement des données et à un manque de visibilité sur les sources d’information externes. Autant de problématiques qu’une solution unifiée d’entreprise peut facilement résoudre.
Au quotidien, 93 % des organisations françaises utilisent des applications dédiées aux e-mails, selon les résultats d’une enquête menée par Archimag en novembre 2019 auprès de plus d’une centaine de structures. Les outils de traitement de texte sont également exploités par 44 % d’entre elles, suivis des tableurs (43 %) et de l’intranet (29 %). Au total, 82 % des professionnels utilisent entre 2 et 5 solutions et logiciels différents. Cette profusion d’applications entraîne une mauvaise organisation de l’information dans 35 % des cas, les utilisateurs déplorant un éparpillement des données nuisant à leur productivité. L’accès et la recherche de l’information est également complexe pour 22 % des répondants de l’enquête. Ils sont même 86 % à considérer que l’information est cloisonnée au sein de chaque département ou service.
A contrario, le déploiement d’une plateforme unifiée serait l’occasion de fournir un point d’accès unique à l’information pour 71 % des professionnels. Ils sont également 48 % à estimer qu’une telle solution éviterait de perdre du temps à passer d’une application à l’autre, 46 % qu’elle améliorerait la visibilité sur les contenus produits en interne et 43 % que le partage d’informations et de contenus serait plus aisé. 56 % des utilisateurs potentiels aimeraient y retrouver des outils de travail collaboratifs, 54 % une base de connaissances interne, et la moitié d’entre eux voudraient accéder aux documents de travail et dossiers clients grâce à une plateforme unifiée. Il ne s’agit cependant que de quelques-uns des nombreux enseignements tirés de cette enquête, dont la totalité des résultats est centralisée dans le livre blanc Une solution unifiée pour fédérer, gérer et valoriser l’information.
Au-delà de partager les chiffres du Knowledge Management et de détailler l’apport des solutions unifiées, ce document revient sur les bonnes pratiques à mettre en place, notamment pour contrôler et sécuriser les données, éviter la perte d’information et de connaissances, ou encore rassembler les collaborateurs autour d’un outil commun. Le livre blanc est également agrémenté de plusieurs retours d’expérience, à l’instar de l’INRS, qui a revu ses outils pour optimiser la gestion de sa base documentaire, et du Groupe Armor, récemment pourvu d’une nouvelle plateforme de gestion documentaire facilitant le travail de ses équipes de R&D. Les lecteurs pourront ainsi mieux comprendre l’intérêt de disposer d’une solution unifiée, comme Syracuse, plateforme de gestion documentaire évolutive éditée par Alfeo (division de la société Archimed), qui réunit au sein d’une même interface les différents outils permettant aux collaborateurs de mener à bien leurs missions.
