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Dossiers

La gestion électronique du courrier, maillon essentiel de la transformation numérique

Publication: 15 mars

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La généralisation du télétravail a imposé aux organisations de tous les secteurs de revoir leur processus de gestion du courrier papier...
 

En effet, comment assurer la circulation de l’information alors que les collaborateurs ne se rendent plus au bureau ? Afin de répondre à cette problématique, Arondor, spécialiste de la digitalisation des processus métiers, a publié un livre blanc visant à comprendre les enjeux liés à la GEC (Gestion électronique du courrier) et identifier les outils nécessaires à sa mise en palce.

Un outil peu répandu mais largement profitable

Bien qu’utilisée par seulement 20 % des organisations françaises (selon une enquête menée par Archimag), la GEC a largement démontré son efficacité durant les confinements liés à la crise sanitaire. En effet, elle permet à la fois de simplifier les procédures de traitement des courriers et leur distribution, de rendre les recherches de documents plus efficaces, ou encore de réduire les délais de réponse. Encore faut-il disposer d’outils performants pour bénéficier de toutes ces fonctionnalités !

Des spécificités à avoir en tête pour bien choisir sa solution

Encore trop souvent, la GEC est confondue (à tort) avec la GED (Gestion électronique des documents). Pourtant, les deux systèmes sont très différents, bien que complémentaires. La GEC présente en effet des fonctionnalités particulières : reconnaissance optique des caractères (OCR), classement automatique des courriers et intégration de ceux-ci dans des circuits de distribution et de validation, création de modèles de diffusion, gestion des contacts, etc. Les solutions de GEC vont même au-delà, en répondant à certaines obligations réglementaires (envoi d’accusés de réception et archivage automatique des documents notamment). Cependant, tous les outils ne se valent pas !

La GEC va encore plus loin grâce à Arondor

Plusieurs critères doivent être pris en compte avant d’opter pour une solution plutôt qu’une autre. L’heureuse élue devra à la fois disposer d’une ergonomie et de fonctionnalités adaptées aux besoins des utilisateurs. Par ailleurs, il est primordial que le logiciel de GEC choisi soit accessible depuis tous supports, pour répondre aux habitudes de mobilité des utilisateurs. La gestion du courrier entrant et circulant pourra ainsi être assurée en permanence !

Autant de prérequis auxquels la solution FlowerDocs, développée par Arondor, répond pleinement, facilitant à la fois la gestion du courrier entrant et la circulation des documents internes, notamment grâce à des modules intégrés. De quoi faire de la GEC un levier indispensable à la transformation digitale des organisations !

https://www.arondor.com/

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