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En 2018, elle choisit Nextcloud logiciel open source on-premise pour réaliser le stockage et le partage de ses fichiers. L’équipe IT de l’Université se met alors à la recherche d’un outil permettant la co-édition en ligne des documents afin de répondre aux besoins de ses 40 000 utilisateurs et adopte la solution de co-édition collaborative en ligne ONLYOFFICE Docs.
Jusqu’alors utilisatrice des solutions Libre Office et MS Office, l’Université de Nantes décide de proposer à ses étudiants et son personnel un outil de collaboration en ligne afin de faciliter les pratiques internes. Pour la suite bureautique censée compléter l’écosystème de Nextcloud par ses outils d’édition et co-édition, deux options ont été considérées : ONLYOFFICE et Collabora Office.
“ Notre premier critère était de pouvoir mettre à disposition une solution aux fonctionnalités avancées, ainsi qu’une forte compatibilité avec les formats MSOffice (grâce au standard OOXML utilisé comme format natif). Entre les deux solutions que nous avions à disposition, ONLYOFFICE nous a semblé la plus aboutie. De plus, la facturation était clairement à notre avantage étant donné qu’elle se faisait au nombre de tokens utilisés et non à la licence utilisateur. Avec notre nombre toujours croissant d’utilisateurs déjà 10 000 lors du projet, c’était clairement plus intéressant pour nous ”, explique Matthieu Le Corre, Architecte système et stockage au sein de la DSIN de l’Université de Nantes.
En l’espace de trois mois, l’équipe IT réalise ses phases de tests et déploie ONLYOFFICE Docs à grande échelle auprès des étudiants et du personnel de l’université. Soucieux de sécuriser ses données, l’équipe installe la solution on-premise sur les serveurs de l’université.
“ La solution a l’avantage de permettre une grosse montée en charge. Le fait qu’elle tourne côté navigateur (avec une faible charge côté serveur) permet d’absorber très rapidement un grand nombre d’utilisateurs et facilite grandement le déploiement. Il est essentiel de permettre un accès rapide et simple à l’ensemble de nos utilisateurs finaux ”, confirme Matthieu Le Corre, Architecte système et stockage au sein de la DSIN de l’Université de Nantes. ”Nous avons aussi pu nous appuyer sur les équipes de l’éditeur en sollicitant un interlocuteur unique et toujours disponible pour nos questions techniques, ce qui est appréciable lors des phases de paramétrage”
Depuis octobre 2018, l’Université de Nantes propose directement dans Nextcloud la la co-édition collaborative en ligne d’ONLYOFFICE Docs.
La solution est très rapidement adoptée par les utilisateurs aussi bien du côté étudiant qu’enseignants et par l’ensemble des services. Une des fonctionnalités les plus utilisées à ce jour reste l’édition de documents texte dans plusieurs cas d’usages identifiés.
“ À l’Université, toutes les équipes assistent à de nombreuses réunions, que ce soit inter ou intra services. Jusqu’à présent, nous avions du mal à rédiger les comptes-rendus. Avec l’édition de documents en ligne, nous avons pris le parti de réaliser le compte-rendu “en live” : l’organisateur peut afficher le document et les participants ajoutent leurs commentaires directement. Un autre exemple est l’édition de tableurs à plusieurs. Très souvent, les services travaillent ensemble sur de nombreux tableaux. ONLYOFFICE nous permet d’envoyer le lien d’édition par mail et de demander à chaque destinataire de le remplir directement. C’est un gain de temps considérable pour tout le monde ! ”
L’université organise aussi beaucoup de projets pédagogiques en binôme ou en équipe étoffée. Dans ces travaux de groupe, la co-édition en ligne est un atout considérable.
“ Que ce soit pour travailler sur un article, une présentation ou un fichier de calculs, l’accessibilité en ligne simplifie la donne notamment depuis 2020 où les étudiants et professeurs ne peuvent pas se rencontrer physiquement. Chaque membre du groupe accède aux bons documents et travaille dessus simultanément, où qu’il soit. La question ne se pose plus de savoir si on dispose de la même version du logiciel ou d’accéder à la version à jour des dernières modifications : le confort de travail est réellement appréciable ”, conclut Matthieu Le Corre, Architecte système et stockage au sein de la DSIN de l’Université de Nantes.
