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Dossiers

5 conseils pour sécuriser les informations confidentielles en entreprise

Par Ben LIU, Directeur E-commerce, KOFAX

Publication: 17 mars

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Les entreprises traitent une grande quantité d’informations sensibles - dossiers du personnel, informations confidentielles sur les clients, voire mêmes secrets commerciaux...
 

Protéger toutes ces données nécessite parfois un travail titanesque. Et dans ce monde hyperconnecté, il est impératif que les entreprises protègent ces actifs essentiels, en passant par l’adoption de logiciels adaptés et un changement de comportement.

Il existe cinq moyens de protéger les données sensibles d’une entreprise et d’optimiser sa sécurité :

1. Inculquer les meilleures pratiques

On sait que les plus grands risques de sécurité dans les entreprises proviennent des compromissions internes, souvent accidentelles. C’est pourquoi il est indispensable de former le personnel au traitement des données sensibles.

Ainsi, conformément à la RGPD, les organisations sont soumises à des exigences strictes en matière de gestion des dossiers et de protection des données. Dans ce contexte, il faut s’assurer que le personnel est au fait des directives à respecter. Exiger les mots de passe forts et uniques, recourir aux systèmes de gestion des droits pour faire respecter le contrôle d’accès peut s’avérer efficace. Une fois que toute l’équipe aura intégré les notions de protection et de la sécurité, il sera possible de procéder à des changements plus fondamentaux.

2. Éviter de conserver les données sur papier

Certes, les documents papier peuvent être perçues comme une solution de sauvegarde précieuse. Mais ceci ne va pas sans poser de problèmes en termes de sécurité, en particulier si ces documents constituent l’épine dorsale de gestion des processus opérationnels. Les copies physiques entraînent un risque d’accès non autorisé, même si elles sont enfermées et conservés sous clé. En effet, une personne mal intentionnée pourrait s’introduire dans le local, un employé pourrait abuser de son accès ou permettre par inadvertance à d’autres personnes de consulter des documents privés.

Le numérique est une meilleure solution. Les logiciels de dématérialisation des documents sont alors à envisager. Par exemple, avec des solutions dotées d’une fonction de conversion automatique en PDF, il est possible de digitaliser un document en le déposant dans un dossier en ligne afin de le convertir immédiatement en un fichier consultable et prêt à être partagé. Avec les copies dématérialisées, les documents papier peuvent être stockés hors site ou simplement détruits, conformément aux politiques de gestion des documents de l’entreprise.

3. Sécuriser les documents électroniques sensibles

En conséquence, il ne suffit pas seulement de scanner les documents dans le système existant. Toutes les étapes ultérieures sont toutes aussi importantes, en particulier la sécurisation. Et pour y arriver, les solutions PDF peuvent faciliter la tâche car elles permettent de modifier les documents en y intégrant des protections cryptées. De même que pour un casier de rangement qui nécessite une clé, un mot de passe sera nécessaire pour ouvrir les documents PDF contenant les informations les plus confidentielles.

4. Limiter l’accès aux logiciels

Le fait de protéger les documents par des mots de passe est utile, mais peut également s’avérer inefficace dans les environnements collaboratifs. En effet, lorsque de nombreuses personnes manipulent des documents sensibles, un meilleur système de contrôle d’accès est nécessaire pour préserver le caractère sacré des informations. Tout comme certaines entreprises exigent une politique de "sign in, sign out" pour le personnel accédant aux zones sensibles, il en va de même pour le stockage des documents dématérialisés. Il convient donc de crypter les documents PDF et identifier les certificats permettant leur ouverture.

Si nécessaire, prévoir également des restrictions d’édition, de sorte à limiter, voire interdire toute modification des informations.

5. Adopter une approche proactive de la sécurité

En matière de sécurité, on ne peut pas se contenter d’une simple configuration et passer à autre chose. Il convient de constamment revoir les mesures de protection pour s’assurer qu’elles sont toujours adaptées et efficaces. Guetter les signes de problèmes et surveiller les infractions potentielles ou toute mauvaise manipulation d’informations sensibles par les employés est indispensable. L’objectif étant d’anticiper et mettre un terme aux problèmes avant qu’ils n’apparaissent, plutôt que de chercher une solution une fois que le mal est fait.

Façonner un environnement de travail plus sûr passe par doter le personnel des outils appropriés pour protéger les données à caractère sensible. Aujourd’hui, les technologies basées sur le format PDF ont atteint un stade avancé : elles sont efficaces et faciles à déployer dans toute l’entreprise et aident au développement de nouveaux protocoles. Surtout, elles ne sont pas une charge pour le budget. Pour les petites et moyennes entreprises, elles constituent un moyen très rentable de renforcer les flux de gestion des documents grâce à des fonctionnalités intelligentes garantissant une meilleure sécurité.

https://www.kofax.com/

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