MtoM Mag - Le journal de l'MtoM.
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Ce connecteur assure la traçabilité et la transparence afin d’améliorer la productivité des équipes tout en permettant de respecter les politiques de gouvernance et les obligations réglementaires.
« Depuis que le télétravail est devenu la norme, on constate une augmentation spectaculaire de l’utilisation de Microsoft Teams », explique Stefan Zeitzen, directeur commercial de l’éditeur. « Ce canal de communication supplémentaire a entraîné la création de nouveaux silos informationnels, rendant la collaboration axée sur le contenu plus difficile. Les utilisateurs ont par exemple du mal à s’y retrouver avec les différentes versions des documents. C’est là qu’intervient Doxis4 SmartBridge for Teams : Il libère l’information des nombreux silos où elle est enfermée en optimisant la connexion entre Doxis4 et Microsoft Teams. »
Par ailleurs, les options de protection et de conservation des données de la suite Microsoft 365 sont complexes, ce qui peut induire des risques de gouvernance et de conformité. Avec Doxis4 SmartBridge for Teams, il est possible de combler ces lacunes et d’accéder à l’information stockée dans Doxis4 et à ses processus directement depuis Microsoft Teams. Cette application Microsoft étant devenue l’un des principaux canaux de partage de l’information*, il est plus que jamais indispensable d’intégrer Teams dans sa solution de gestion de l’information.
« En tant que partenaire Gold de Microsoft de longue date, nous connaissons parfaitement les produits Microsoft et les besoins de leurs utilisateurs. Avec Doxis4 SmartBridge for Teams, nous ajoutons une fonctionnalité importante à l’une des applications Microsoft les plus populaires. Nos clients peuvent facilement intégrer Doxis4 sous la forme d’une application dans Microsoft Teams et ainsi se connecter en toute transparence à Doxis4, leur système de gestion centralisée de l’information. Cette intégration favorise le travail collaboratif et améliore la gouvernance de l’information », précise Gregor Joeris, directeur technique de SER Group.
Un accès centralisé à l’information : Doxis4 permet non seulement d’accéder au contenu de la suite Microsoft, mais donne également accès, via l’application, au contenu d’autres systèmes connectés (comme SAP ou Salesforce) dont on peut avoir besoin pour réaliser un projet ou une tâche.
Traitement des processus dans Microsoft Teams : les tâches, processus et corbeilles de tâches individuelles ou collectives de Doxis4 peuvent être directement intégrés dans Microsoft Teams. Les utilisateurs de Teams bénéficient ainsi d’une meilleure transparence sur l’état de traitement de tous les processus et le statut des nouvelles informations reçues. Ils peuvent facilement traiter les processus et l’information dans l’application Microsoft et améliorer ainsi leur productivité.
Recherches contextuelles : lors de la recherche d’un client, d’un projet ou d’un processus, Doxis4 affiche toutes les informations relatives à ce contexte particulier, ainsi que les utilisateurs qui l’ont créé, traité et à quel moment l’opération a eu lieu. Il est également possible d’effectuer des recherches directement dans Microsoft Teams sans changer d’application.
Gouvernance de l’information et conformité : les clients de SER Group qui utilisent Microsoft Teams ont l’assurance que le stockage du contenu dans Doxis4 est conforme aux politiques de gouvernance et aux exigences réglementaires. Il est possible d’enregistrer les documents créés dans Microsoft Teams de manière structurée dans Doxis4, où ils peuvent être archivés conformément au RGPD et aux principes de l’archivage à valeur probante, et se voir attribuer les règles d’accès et de conservation adéquates.
Le classement structuré et l’archivage conforme du contenu de Microsoft Teams seront encore plus faciles à l’avenir. Gregor Joeris l’évoque en ces termes : « Nous prévoyons d’automatiser de nombreuses tâches, par exemple, la mise en place de nouveaux dossiers électroniques lors de la création d’un nouveau canal Teams. En outre, les documents, les conversations et les enregistrements de réunion seront automatiquement archivés. » Ces améliorations permettront de réduire les tâches administratives chronophages et de s’assurer que les informations issues de Teams seront pleinement intégrées dans la solution de gestion centralisée de l’information.
