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De l’art de gérer le cycle de vie des actifs informatiques

Par André Schindler, DG EMEA chez NinjaOne

Publication: 3 mars

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Les entreprises créent des systèmes centralisés pour gérer les actifs informatiques, qui comprennent non seulement le matériel, les logiciels, les réseaux et l’infrastructure, mais aussi les données importantes...
 

Maîtriser un environnement aussi complexe est souvent un casse-tête pour les responsables IT, mais des solutions et protocoles existent.

Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques (ITAM) et leur cycle de vie ? La gestion des actifs informatiques, également connue sous le nom d’ITAM, englobe les stratégies et les meilleures pratiques pour gérer et optimiser les systèmes, le matériel, les processus et les données informatiques d’une entreprise. Une grande partie de l’ITAM est la responsabilité de l’implémentation, du suivi et de la maintenance des actifs informatiques. Il s’agit notamment d’évaluer la disposition de ces actifs et de déterminer s’ils doivent être optimisés, remplacés ou mis à niveau avec une technologie plus récente ou plus adaptée. Fondamentalement, la gestion des actifs consiste à inventorier et à suivre tous ces actifs afin que la direction de l’entreprise puisse prendre des décisions stratégiques éclairées concernant les achats et les dépenses informatiques. Au sein des départements IT, le cycle de vie de chaque actif passe par 4 étapes : la création/acquisition (besoin identifié, achat), son utilisation, sa maintenance (proactive, préventive, d’urgence), son renouvellement ou élimination du parc des actifs (ex : obsolescence). Le cycle de vie d’un actif donné est avant tout déterminé par des facteurs tels que le coût, l’importance et la fiabilité.

Pourquoi la gestion du cycle de vie des actifs informatiques est-elle importante ?

La gestion du cycle de vie des actifs informatiques ne se limite pas à la création d’un inventaire des actifs. Les véritables avantages proviennent de la saisie continue des données sur les actifs afin de maximiser les rendements, de minimiser les risques et d’accroître la valeur opérationnelle. En utilisant au mieux les ressources actuelles, les responsables informatiques peuvent éviter les achats inutiles, réduire les coûts de licence et d’assistance des logiciels, éliminer les gaspillages et améliorer l’efficacité opérationnelle et budgétaire.

En matière de gestion d’actifs informatiques, quelles sont les bonnes pratiques ?

Elles sont nombreuses. Parmi elles, 6 sont essentielles :

- Processus du programme : La gestion des actifs informatiques doit être centralisée et documentée pendant toutes les phases du cycle de vie.

- Gestion des politiques : Toutes les politiques doivent être documentées et appliquées dans le cadre de l’initiative ITAM ainsi que pour les actifs informatiques eux-mêmes. Les politiques doivent être claires et facilement comprises par les employés et toutes les parties prenantes clés afin de promouvoir la conformité.

- Gestion de la communication et de l’éducation : Une culture organisationnelle qui soutient l’éducation, la sensibilisation et la formation continues autour des politiques d’ITAM est essentielle. Cette étape facilitera la gestion du changement à mesure que le programme avance.

- Gestion de la documentation : La documentation relative aux biens informatiques (preuves d’achat, licences de logiciels, certificats d’authenticité, etc.) doit être organisée et conservée pendant tout le cycle de vie de l’actif informatique.

- La gestion financière : La gestion financière des actifs informatiques est la pierre angulaire de la réduction des dépenses et du gaspillage. Il est important de rester concentré sur la budgétisation, le rapprochement des actifs fixes, la rétrofacturation, la préparation des audits financiers, le rapprochement des factures, les prévisions et la facturation.

- Conformité et législation : Les stratégies ITAM doivent se concentrer sur la réduction des risques et la préparation de l’entreprise aux audits.

Les cycles de vie des actifs affectent non seulement le département informatique, mais aussi tous les secteurs de l’entreprise. Lorsqu’ils sont correctement sélectionnés, configurés et entretenus, les actifs informatiques peuvent apporter un retour sur investissement encore plus important tout en minimisant les problèmes inattendus. La gestion du cycle de vie rapporte des bénéfices élevés en raison du coût des erreurs qu’elle vous permet d’éviter comme le rappelle l’International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) : réductions de coûts, meilleure assistance aux utilisateurs finaux, un contrôle accru des actifs informatiques, des communications rationalisées, une réduction des risques en matière de gouvernance, une amélioration de la conformité et de la sécurité des logiciels, un soutien accru à la sécurité et à la préparation à la reprise d’activité après incident, ainsi qu’une amélioration de la prise de décision stratégique et de la budgétisation.

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