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Exterro, Inc., éditeur de logiciels juridiques dédiés à la gouvernance et à la gestion des risques et de la conformité (« Legal GRC ») appréciés des acteurs du classement Global 2000 et Am Law 200 qui les réservent à leurs équipes internes spécialisées en droit, compliance et IT, lance Exterro Smart Data Inventory. Cette nouvelle solution est conçue pour aider les entreprises à mettre en place, superviser et gérer un programme de gestion des données personnelles s’appuyant sur un inventaire de données intelligent et dynamique, à même de regrouper les éléments nécessaires pour la qualification et la gestion des types de données (activité, nature et finalité des traitements, personnes / tiers ayant accès aux données, conservation de ces données et durée de rétention, etc).

Pour instaurer un programme efficace de confidentialité des données et de gouvernance, les entreprises doivent pouvoir accéder, en un clin d’œil, à une vue en temps réel des données à disposition au sein de leur environnement interne ainsi que des transferts de données à l’étranger. Compte tenu du volume de données en présence, nombre d’entreprises éprouvent des difficultés à gérer un inventaire précis et à jour qui se doit d’être conforme à un environnement réglementaire mondialement complexe. Exterro Smart Data Inventory accélère cette mise en conformité en accroissant la productivité liée à l’enregistrement des différentes des activités de traitement (RoPA), en éliminant les questions redondantes, en détectant les traitements à haut risque en fonction des règlementations et en intégrant des technologies de discovery de données.

« La faculté d’une entreprise à respecter ses obligations de conformité est directement impactée par sa capacité à comprendre quelle est la nature des informations en sa possession, la localisation de ces données, les modalités de traitement et durée de rétention qui leur sont applicables, selon que celles-ci relèvent du CPRA, du RGPD, de la PIPL ou de toute autre règlementation axée sur la confidentialité des données. En l’absence d’approche intelligente et automatisée adaptée à la réalisation d’un inventaire de données très complet, ce processus déjà difficile et fastidieux se complique encore davantage », indique Ray Pathak, vice-président du pôle Compliance chez Exterro. « Exterro Smart Data Inventory est la première solution véritablement intégrée sur le marché à fédérer une connaissance approfondie des réglementations sur la gestion des données personnelles, avec une orchestration des processus, des outils évolués d’intelligence artificielle (IA) et de bonnes pratiques de gouvernance des données, le tout sur une même plateforme, vous épargnant ainsi nombre des tracas inhérents à la constitution et à la tenue à jour manuelles d’un inventaire de données. »

La réalisation d’un inventaire de données très complet est censée être la première étape, et aussi la plus importante, dans la mise en place d’un programme viable de confidentialité et de gouvernance des données. Elle est aussi la plus chronophage et la plus onéreuse de toutes dès lors qu’elle est accomplie manuellement : plusieurs mois étant parfois nécessaires à son exécution, le programme en question se révèle souvent inadapté ou déjà obsolète au moment où il est achevé, sans parler des centaines de milliers de dollars déboursés. Exterro Smart Data Inventory procure, à l’inverse, certains avantages clés aux clients :

 Conformité accélérée : Par son intégration native avec Exterro Data Discovery, Exterro Smart Data Inventory accélère la mise en conformité avec les différentes réglementations internationales de privacy. Le moteur de règles entièrement configurable, permet aussi aux utilisateurs de déclencher automatiquement des politiques d’entreprise et processus liés à la protection des données, la sécurité et autres politiques internes, pour s’assurer que les actions sont menées pour être en conformité.

 Gains de productivité et d’efficacité : La technologie embarquée d’intelligence artificielle décuple les gains de productivité à l’échelle des différents services et intervenants, en personnalisant les suggestions d’après les rôles et l’historique des réponses mais aussi en prodiguant des recommandations anticipatives en fonction de contraintes réglementaires spécifiques. Smart Data Inventory décuple également la productivité des équipes via la mise au jour automatisée, pilotée par l’IA, des données confidentielles personnelles et des personnes concernées. Exterro Smart Data Inventory élimine aussi les questions redondantes fréquemment posées dans les PIA/EIVP/DPIA (analyses d’impact relative à la protection des données) via un moteur de règles performant qui détecte automatiquement si des informations nominatives sensibles et/ou des personnes concernées vulnérables sont associées à l’activité de traitement (i.e. au processus), ce qui écourte considérablement le temps que passent les entreprises à collecter des informations en rapport avec l’inventaire des données auprès de leurs utilisateurs professionnels.

 Précision et collaboration accrues : Un workflow de données consolidées remplace les méthodologies d’enquête obsolètes et inefficaces, telles que celles consistant à administrer manuellement des questionnaires, tout en donnant aux utilisateurs professionnels et aux spécialistes en gestion des données personnelles, les moyens de collaborer, en améliorant la précision des informations et en simplifiant le processus d’enregistrement, d’analyse et de validation des activités de traitement des données.

 Opérations simplifiées : La constitution d’un inventaire de données exhaustif et viable est d’une redoutable complexité, en raison des volumes exponentiels de données assimilés au quotidien et de la nature dynamique des données elles-mêmes. Exterro Smart Data Inventory atténue considérablement cette complexité puisque les utilisateurs cartographient, organisent et contextualisent toutes les données pertinentes, et facilite la maintenance de l’inventaire en suivant et en rendant automatiquement compte des changements opérés au sein d’un environnement.

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