Depuis la pandémie de la Covid-19, l’optimisation des espaces ne s’appliquent plus uniquement aux entreprises, les universités, lieux de savoirs et de convivialités, sont elles aussi confrontées à la problématique des espaces vides. Elles cherchent par tous les moyens à les optimiser et par la même occasion, redonner envie aux étudiants et aux enseignants de revenir dans des lieux plus conviviaux. Ubigreen, Prop Tech française dédiée à la performance et l’optimisation des bâtiments, accompagne l’Université de Paris 8 dans cette démarche. Précurseur avec sa solution « Ubigreen Workspace », Ubigreen optimise la gestion des salles de cours et des bureaux d’accueil des doctorants de l’Université. En mesurant le taux d’occupation des espaces, l’université souhaite avoir une connaissance fine de la fréquence d’utilisation de ses salles de cours (capteur de présence au plafond indiquant si la salle est utilisée ou non) et aider les doctorants pour se diriger vers les salles de travail mutualisées disposant de places libres (capteur de présence situé sous les tables à chaque emplacement de travail) ; le tout via une seule application.
Concrètement, ce sont 145 capteurs installés sur le campus capables de mesurer pour certains le taux d’occupation des salles et pour d’autres le taux de CO2 dans les locaux répartis sur 3 sites : le campus de Saint-Denis et 2 IUT (Montreuil & Tremblay-en-France).
« Nos solutions s’appliquent à toutes les problématiques rencontrées que ce soit sur l’aménagement des bureaux, la réoganisation en flex office, l’amélioration des espaces de travail. Les Universités aussi entament leur transformation digitale. Depuis la pandemie de Covid-19, elles ont été malmenées voire dessertées. L’évolution et les changements d’usages du travail (télétravail, travail hybride, co-working) y ont contribué. Notre ambition est multiple : nous voulons aider l’Université Paris 8 à optimiser la gestion de ses espaces, de mesurer le taux d’occupation grâce aux capteurs installés. Cette dynamique permettra d’accroître ainsi l’attractivité de l’Université et de redonner l’envie aux étudiants de revenir à la fac avec la création d’espaces de convivialité » explique Julien Meriaudeau, Président et co-fondateur d’Ubigreen.
Ubigreen a deployée sa solution « Workspace » au sein de trois sites de l’Université Paris 8. Si le besoin premier de l’Université était d’améliorer la gestion des salles de cours et des bureaux d’accueil des doctorants de l’Université, Ubigreen a été au-delà avec une analyse plus fine des usages sur les périodes (par heure, par jour, par semaine, par semestre...).
Ainsi, en mesurant le taux d’occupation des salles de cours cela a permis :
Une meilleure visibilité sur la disponibilité des salles,
Une meilleure mesure des flux, des affluences de l’occupation,
Une meilleure orientation pour les salles de travail des doctorants.
« Nous voulions avoir une vision fine sur la façon dont les salles de cours étaient utilisées. Il n’y avait pas de données permettant de piloter la bonne gestion des salles de cours et des bureaux. Avec Ubigreen et l’analyse des données nous avons pu détecter que parfois les salles sont sous-occupées. La répartition des salles était organisée par discipline, en d’autres mots, une salle complète était affectée à un domaine d’enseignement et ce n’est pas optimal. Nous n’excluons pas d’augmenter le nombre de capteurs, ce qui permettrait d’aller plus loin dans l’analyse, mais par étape, avec pédagogie et en accord avec la gouvernance et la communauté universitaire » explique Ronan LE BAUT Directeur général des services adjoints
« Pendant et après la crise sanitaire, grâce à Ubigreen et aux capteurs de CO2, nous avons pu mettre en place rapidement des procédures pour sensibiliser les enseignants et garantir une qualité d’air conforme aux recommandations en vigueur. Ainsi, les données collectées ont permis de créer et de crédibiliser des procédures pour garder une qualité d’air optimale » précise Ronan LE BAUT Directeur général des services adjoints.
En effet, avec la crise sanitaire, il y a eu une vraie prise de conscience sur la gestion de la qualité de l’air au sens large. La qualité de l’air est un sujet pour tous les établissements accueillant du public. C’est en ce sens que l’Université Paris 8 a fait le choix de poursuivre ses investissements.