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Alors que de nombreuses collectivités se questionnent sur le sujet, le cabinet Tactis, assistant à maîtrise d’ouvrage, en charge de son accompagnement depuis ses débuts en 2019, revient sur l’exemplarité et les clés du succès de l’approche.

Au départ, l’objectif affiché paraît simple : répondre aux nouvelles attentes des usagers, en termes de services, cadre de vie et travail quotidien des agents, et faire face aux enjeux énergétiques. Mais la réalité est beaucoup plus complexe…

Le projet, porté par quatre collectivités, Châlons-en-Champagne, Châlons Agglo, Saint-Martin-sur-le-Pré et Fagnières, a dû intégrer toutes les spécificités de chacune d’elles pour construire une approche cohérente et pérenne, au service de tous. Territoire à la fois rural et urbain, compétences et moyens variés, services gérés différemment… les profils et attentes étaient multiples.

Un marché global de performance

Fort de son expertise dans l’accompagnement de projet d’aménagement numérique des territoires depuis près de 30 ans, Tactis a rapidement proposé la mise en place d’un marché́ global de performance. Les écarts de performance ont été notables (jusqu’à plus de 75% d’économies d’énergie sur l’éclairage public) et « un système de bonus, malus a été mis en place pour garantir l’implication des prestataires tout en ne faisant prendre aucun risque à la collectivité » explique Cédric Bellan, Directeur associé du cabinet Tactis. En effet, alors que le bonus du projet sera partagé (à 50-50 sur l’éclairage public), le malus éventuel ne concernera que les prestataires.

Un tel cadre permet également d’aborder le projet avec une vision élargie, nécessaire pour supporter les coûts associés, et une durée suffisante pour générer un retour sur investissement. Dix directions métiers ont été impliquées : éclairage public, signalisation, vidéo protection, réseaux télécom, patrimoine, cadre de vie, stationnement/mobilité, système d’information, déchets et eau/assainissement (les 2 derniers, ultérieurement).

La procédure, menée pendant 18 mois par Tactis, a débouché sur l’attribution du marché au groupement mené par Bouygues Énergies & Services, en association avec Aximum et OnePoint. Face à 3 autres candidats, son projet d’un montant total de 35,5 M€ sur 12 ans inclut l’attribution de 11% de sa réalisation à des PME et 20.000 heures d’insertion.

16,5 M€ d’économies

L’enjeu étant d’autofinancer le projet, son financement repose, outre sur la capacité d’investissement traditionnelle des acteurs du Groupement de commande, sur les économies qu’il génère. Celles-ci sont substantielles : 16,5 M€ envisagés en 12 ans, soit 46% du coût global.

Elles vont de la réduction des consommations d’énergie et d’eau (engagements sur l’éclairage public, la gestion bâtimentaire, l’arrosage intelligent), à la diminution des dépenses de fonctionnement via la rénovation des équipements et le déploiement de solutions innovantes, jusqu’à l’amélioration de la productivité et des coûts de fonctionnement en interne (meilleure coordination des tâches, niveau de service supérieur, …).

« Pour rendre le projet économiquement soutenable pour les collectivités, il fallait intégrer les différents métiers afin de financer le SI. Au final, celles-ci n’engagent pas plus de dépenses qu’habituellement. Ce sont les économies générées qui compensent les investissements (aux cours actuels du marché) » Cédric Bellan, Directeur Associé Tactis.

Concrètement, un socle Système d’Informations (SI) mutualisé va être créé. Il inclut un hyperviseur (poste de commandement centralisé), une plateforme de données, des superviseurs métiers et des outils terrain. Divers métiers vont être équipés en capteurs et logiciels dédiés, et de nombreux équipements seront modernisés. Exploité et maintenu soit par le prestataire, soit par la collectivité selon les métiers, le projet inclut un plan de gouvernance de la donnée et de sécurisation du socle SI, sujet fondamental pour les élus.

Au-delà des 12 ans…

Afin de bénéficier d’une architecture et des solutions pérennes, évolutives et interopérables, plusieurs choix ont été retenus comme la co-construction du socle SI avec la collectivité, l’utilisation de briques Open Source et d’un réseau ouvert Lora propriété du Groupement de commande (source de recettes annexes et d’intégration de nouveaux services innovants), ou encore l’anticipation d’une prise en main de l’exploitation par la collectivité avant même la fin du marché, etc.

L’appropriation et l’avancement synchronisé des acteurs du projet constituent une des clés majeures de succès. C’est pourquoi, la sensibilisation et la prise en main par les agents eux-mêmes prévalent à chaque étape du projet. « Nous avons d’abord fait travailler ensemble toutes les parties prenantes du projet (agents terrain, responsable métier, élus...) afin de définir leurs besoins. Nous veillons à impliquer les développeurs dans la construction des outils et à former les agents aux nouveaux équipements. Enfin, nous mettons en place un réseau d’ambassadeurs dans chaque collectivité pour porter le projet auprès de ses collègues » complète le dirigeant.

Les premiers effets pour les citoyens seront visibles dans à peine 18 mois. D’ici là, tous les acteurs sont à l’œuvre avec notamment la définition du processus de suivi des indicateurs, le recrutement de 2 experts SI et data et le déploiement du premier socle du SI pour l’automne 2024.

https://www.tactis.fr/