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M-Files Corporation, spécialisée dans la gestion intelligente de l’information, annonce aujourd’hui le lancement de M-Files 2018, une avancée décisive dans la façon dont les entreprises gèrent l’information. Avec sa gestion intelligente des métadonnées, M-Files 2018 offre une interface simple et unifiée qui permet aux utilisateurs d’accéder rapidement aux documents et autres informations, quel que soit le système où ils sont stockés.

Les solutions ECM/GED actuelles ne sont plus adaptées face à la croissance du volume d’information

Le volume d’information géré par les entreprises connaît une croissance exponentielle alors que les exigences liées aux nécessités d’automatisation et de simplification ne font que de croitre. Les systèmes hérités de la gestion électronique de document (GED et ECM) ne sont aujourd’hui plus pertinents. Soit l’information est verrouillée dans des systèmes rigides uniformes, soit elle prolifère de façon chaotique à travers plusieurs systèmes déconnectés les uns des autres. Les entreprises ont du mal à gérer efficacement les documents et autres informations stockés dans ces « silos ». En conséquence, les employés ne peuvent pas localiser rapidement l‘information dont ils ont besoin au quotidien.

Une étude mondiale menée par M-Files, en collaboration avec Dimensional Research, apporte un éclairage supplémentaire sur la façon dont la prolifération des silos d’information impacte les organisations. Près de la moitié des personnes interrogées (48 %) estiment que leur entreprise a du mal à gérer les silos d’information. Deux tiers des sondés (67%) trouvent que la navigation à travers différents systèmes et emplacements nuit à leur productivité pour trouver les versions les plus récentes des documents.

La gestion intelligente des métadonnées de M-Files 2018 livre une expérience simple de localisation, d’accès et de gestion de l’information quel que soit le système utilisé, et ceci sans perturber les processus existants et leurs utilisateurs. Cette nouvelle solution permet aussi d’éviter la mise en œuvre des projets complexes et coûteux de migration des données, deux obstacles majeurs à l’amélioration des processus d’entreprise.

« M-Files 2018 introduit une nouvelle approche – ce que nous appelons la gestion intelligente de l’information – qui amène les analystes, les experts de l’industrie et toutes sortes d’organisations à repenser entièrement leurs définitions et leurs approches traditionnelles de la gestion de l’information » déclare Miika Mäkitalo, Directeur Général de M-Files. « M-Files 2018 met fin au mythe selon lequel tout le contenu doit résider dans un seul système. Notre vision a toujours été que peu importe où est stockée l’information ; ce qui est important, c’est l’information elle-même, ce à quoi elle est liée et le contexte qui la rend pertinente. »

La gestion intelligente des métadonnées offre un accès et une expérience utilisateurs unifiés

La gestion des métadonnées intelligentes est une innovation essentielle de l’architecture de M-Files qui créé des connections avec les systèmes externes. Une fois les connections créées, l’information stockée dans un système externe est immédiatement accessible via les interfaces de M-Files ( mobiles, bureau ou Web). Les utilisateurs peuvent effectuer une recherche sans migration de données et sans impacter les utilisateurs du système connecté. Des métadonnées peuvent aussi venir enrichir l’information stockée dans les systèmes externes, ce qui permet à M-Files de déterminer la pertinence et le contexte de la recherche d’information dans les systèmes d’entreprise existants. Par exemple, les documents placés dans un dossier réseau ou un système SharePoint peuvent être classés par type (ex : un contrat ou une proposition) et rapprochés d’autres objets d’entreprise importants, comme un compte client dans l’application Salesforce ou encore un projet dans un système de gestion intégrée (ERP). Ce dispositif offre une vue contextuelle dynamique et entièrement neuve de l’information, tout en la laissant où elle se trouve, pleinement accessible aux utilisateurs ne disposant pas de M-Files.

Les informations pour la connexion supportées par M-Files 2018 incluent :

 Les dossiers réseau

 Microsoft OneDrive

 FileNet

 iManage

 SharePoint Online

 Box

 OnBase

 DocuWare

 Salesforce

 Dropbox

 Laserfiche

 Syncplicity

 OpenText

 Documentum

La gestion intelligente des métadonnées de M-Files 2018 offre une architecture ouverte permettant de créer des connexions avec pratiquement n’importe quel système externe, afin de développer des connexions additionnelles avec l’écosystème des partenaires et des clients de M-Files. M-Files lancera aussi régulièrement de nouveaux connecteurs, tel ceux destinés à Google Drive et Microsoft Exchange, bientôt disponibles.

« La gestion de l’information nécessite une approche différente. Chaque organisation connaîtra un parcours différent, mais les présupposés suivants les concernent toutes :

3. Comprenez l’importance des métadonnées. » déclare John Mancini, ambassadeur principal de l’AIIM (Association for Information and Image Management).

Automatiser et simplifier la gestion de l’information grâce à l’intelligence artificielle

M-Files 2018 intègre aussi une technologie d’intelligence artificielle (IA) permettant d’aider les utilisateurs en analysant, en classifiant et en balisant automatiquement les documents et autres informations. Un aspect clé de cette fonction est d’établir des relations avec des objets dans d’autres systèmes : par exemple en reliant un document à un client, un projet ou un dossier géré par un système GRC, RH ou ERP. Ces relations, ainsi que les autres métadonnées, établissent un contexte qui peut varier suivant le poste, l’état du workflow et même les préférences individuelles. Elles créent ainsi une expérience dynamique personnalisée qui permet aux utilisateurs de travailler à leur façon sans que le contrôle de l’organisation n’en souffre.

Dans M-Files 2018, l’IA permet d’automatiser le classement via la suggestion automatique de métadonnées, en examinant les documents et autres contenus non structurés par le biais du traitement automatique du langage naturel (TALN), de la compréhension du langage naturel (CLN) et de l’analyse d’image. M-Files 2018 inclut des technologies IA développées en interne par M-Files (demande de brevet en cours), ainsi qu’une architecture ouverte aux services d’IA tiers, tels Microsoft, Google ou ABBYY, afin d’assurer un accès aux nouvelles technologies et innovations au fur et à mesure de leur apparition.

http://www.m-files.com/