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Selon une nouvelle étude de Sharp, les employés des PME françaises passent environ 25 heures par mois en réunion, tout en considérant que la plupart d’entre elles sont plutôt inefficaces : cela représente une perte d’environ 3 300 € par an et par employé pour les PME.

85% des collaborateurs ont ainsi déclaré qu’ils estimaient être plus productifs à leur bureau, et 59% d’entre eux ont déclaré que ces réunions n’aboutissent généralement pas à une action ou à un résultat concret. Enfin, 56% des collaborateurs interrogés qualifient « d’ennuyeuses » la majorité des réunions auxquelles ils assistent.

Parmi les raisons avancées pour expliquer ce manque d’intérêt pour les réunions figurent le manque de variété et de flexibilité :

 83% des collaborateurs français déplorent que toutes les réunions adoptent la même structure, quel que soit le sujet,

 66% regrettent que certaines réunions se déroulent dans des salles inadéquates,

 71% déclarent que les réunions sont souvent trop formelles.

Autre problème qui transparaît dans les résultats de l’étude de Sharp : les outils technologiques mis à disposition des employés dans les salles de réunion sont trop souvent inadaptés ou obsolètes : 26% des collaborateurs travaillent encore sur papier, et 35% font leurs présentations sur paperboards ou tableaux blancs effaçables.

« Il est clair que les réunions inefficaces ne sont pas rentables et ont un impact financier pour les entreprises », commente le Dr Nigel Oseland, psychologue du travail. « Les réunions de travail sont organisées pour de multiples raisons, et pour répondre à de multiples objectifs ; il faudrait donc que les collaborateurs puissent s’appuyer sur des espaces et des technologies différents en fonction de leurs besoins, plutôt que d’utiliser inlassablement les mêmes salles et les mêmes outils. »

Parmi les autres raisons fréquemment évoquées pour expliquer le manque de productivité lors des réunions figurent également :

 Le manque de partage d’information au préalable (30%),

 Le fait de ne pas inviter seulement les participants nécessaires (31%)

 Le nombre de participants trop élevé (26%).

Comme les réunions n’inspirent pas les collaborateurs, il n’est pas surprenant que ces derniers préfèrent faire usage de leur temps pour des activités qu’ils estiment plus productives et plus utiles : 32% des collaborateurs avouent répondre à leurs mails en retard pendant les réunions, et 15% en profitent pour rédiger la liste de toutes les tâches qu’ils ont à réaliser.

Parmi les membres des générations Y et Z (les employés qui ont entre 18 et 34 ans), environ 29% d’entre eux avouent surveiller leurs réseaux sociaux pendant les réunions alors que les collaborateurs de plus de 55 ans ne sont que 17% à faire la même chose. Les jeunes employés confessent également, pour 42% d’entre eux, envoyer régulièrement des messages à des amis, et pour 8% passer des commandes en ligne.

« Trop souvent, les réunions auxquelles nous assistons ne sont tout simplement pas productives, ni efficaces, » détaille Birgit Jackson, Directrice Commerciale de Sharp Visual Solutions. « Nous devons donc nous assurer de partager les informations adéquates, d’inviter les bonnes personnes, mais aussi de choisir le bon environnement et les bons outils. Chaque réunion est unique ; il est important de pouvoir s’appuyer sur des outils et espaces de travail adaptés pour présenter et partager l’information. L’objectif de Sharp est donc de proposer une solution pour répondre à chaque besoin, afin de mettre à profit le temps précieux de chaque collaborateur, et de rendre les réunions plus productives, plus interactives et plus engageantes. ».

http://www.sharp.fr/