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Dossiers

Processus, technologies et utilisateurs

Par Alexis Vernières, Vice President, Sales - Italy, France & Iberia chez Kofax France

Publication: 10 juillet

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Les 3 piliers d’une automatisation intelligente et évolutive...
 

D’ici 2020, plus de 70 % des entreprises auront adopté l’automatisation robotique des processus (RPA), selon une récente enquête de Deloitte. Ces organisations se tournent vers la technologie de l’automatisation pour réduire la pression sur leurs effectifs tout en profitant d’avantages tels qu’une meilleure conformité, une productivité accrue et des coûts réduits. Pourtant, malgré leur enthousiasme, la mise à l’échelle du RPA s’avère plus difficile que prévu. En fait, Deloitte a constaté que seulement 3% des entreprises ont déployé largement leur « main d’œuvre numérique ».

Comment les entreprises peuvent-elles franchir ce cap et passer d’une validation de principe RPA viable à un programme d’automatisation intelligente à l’échelle de l’entreprise ? En analysant les détails de chaque pilier, les entreprises pourront répondre aux grandes questions sur le déploiement à grande échelle tout en créant une stratégie viable pour reproduire leur succès initial avec la RPA.

Pilier #1 : Un processus bien défini

Au cœur de chaque projet se trouve un plan d’action, et une mise à l’échelle de l’automatisation ne fait pas exception à la règle. Voici quelques étapes à suivre pour identifier les obstacles le plus tôt possible.

- Étape 1 : L’évaluation du modèle de maturité. Il s’agit d’évaluer le degré de maturité de l’organisation à l’égard de l’automatisation, tant du point de vue de la technologie que des processus. Il est essentiel que l’équipe informatique soit impliquée dès le départ. Elle donnera des informations sur la façon dont les technologies d’automatisation s’intègrent à la structure informatique de l’entreprise ainsi que sur la façon de respecter des protocoles de sécurité. Après l’implémentation, l’équipe informatique sera responsable de la gestion du logiciel. Une bonne pratique consiste à évaluer les branches d’activité dans lesquelles vous cherchez à appliquer l’automatisation et à optimiser les processus opérationnels avant l’automatisation.

- Etape 2 : Créer une feuille de route. Le plan d’action définit le processus de changement. Au cours de cette étape, les branches qui sont mûrs pour l’automatisation seront identifiées. Il faut commencer par des " gains rapides " afin d’obtenir l’adhésion des cadres supérieurs et de l’ensemble des salariés concernés. Parallèlement, pour soutenir le projet à grande échelle, il vous faut commencer à définir un centre de compétence pour l’automatisation d’entreprise et le mode opératoire adéquat.

- Étape 3 : Évoluer et innover. Le déploiement d’un programme d’automatisation nécessitera l’examen et la planification volontaire d’un modèle centralisé, décentralisé ou fédéré. La plupart des programmes commencent de façon centralisée pour établir les politiques et la gouvernance et se transforment en un modèle fédéré une fois que les stratégies sont en place et que les unités opérationnelles ont acquis un certain niveau de compétence pour concevoir et construire leurs automatisations. Au fur et à mesure de l’évolution, il faudra garder un œil sur l’innovation afin de ne pas manquer l’occasion d’adopter des technologies émergentes qui pourraient être idéales pour les besoins organisationnels.

Pillier #2 : Une plateforme d’Automatisation Intelligente avec des technologies avancées

Pour s’adapter, les entreprises ont besoin d’une suite technologique qui applique l’automatisation à divers cas d’utilisation. Dans ce cas, une solution typique de RPA ne sera pas suffisante. La plupart des organisations ont des opérations complexes qui couvrent le front et le back office et trouvent souvent des données non structurées dans des documents ou des e-mails. Ces données doivent être transformées en données structurées avant d’être traitées par la RPA. Cette capacité est typiquement appelée la capture cognitive basée sur une technologie qui utilise la reconnaissance optique intelligente des caractères et le machine learning.

Selon le Groupe Everest, pour mener à bien un projet d’automatisation, il faut combiner plusieurs technologies. Toutefois, l’utilisation de solutions de différents fournisseurs est complexe, Il est recommandé d’utiliser une seule plate-forme d’automatisation intelligente pour éviter les multiples achats, la gestion des fournisseurs et l’intégration des technologies. Il est donc important de choisir son fournisseur en fonction de son portefeuille technologique. Une plate-forme intégrée et unifiée avec un mélange complet de technologies devrait être capable de traiter intelligemment les documents tout en automatisant les activités en aval. En outre, les organisations devraient évaluer les capacités suivantes des plates-formes d’AI :

- L’émulation d’application pour la gestion des tâches dans des applications Web, des fichiers Excel, des fichiers PDF et plus encore sans avoir besoin d’un ordinateur de bureau.

- Une faible empreinte pour le poste de travail : le déploiement de l’automatisation se fait au moment de l’exécution sans installation séparée.

- L’architecture flexible : Prise en charge du déploiement dans le Cloud, on-premise et hybride, ainsi que l’intégration simple avec des applications tierces.

- Plate-forme analytique agnostique vis-à-vis des fournisseurs : mesurer des résultats de l’automatisation pour identifier les gains d’efficacité, la conformité et l’exposition aux risques.

- Support de la mobilité pour monitorer et gérer l’automatisation depuis n’importe quel endroit.

Pilier #3 : Les bonnes personnes pour diriger

Les employés sont au cœur de la main-d’œuvre numérique. Un modèle à six compétences est une pratique exemplaire conçue pour s’assurer que les organisations habilitent les bonnes personnes à soutenir un programme d’automatisation. Les niveaux de ressources dépendront de la taille du projet d’automatisation, mais il est important de réfléchir à la gestion de chacun des domaines suivants :

- Gouvernance : Cette équipe supervise l’ensemble du programme d’automatisation et s’assure que les employés sont au fait des changements à venir à mesure que le déploiement avance.

- Technologie : les membres de l’équipe sont responsables de la gestion de la relation externe avec le fournisseur d’automatisation, ainsi que des considérations technologiques internes, comme les besoins en matière de serveurs et d’infrastructure.

- Outils et formation : Des ressources devraient être consacrées à la création d’outils et de documents pour la formation et son adoption.

- Gestion du changement : Les organisations ont besoin de ressources dédiées à la gestion du changement. Ce groupe identifie l’impact de l’automatisation sur les effectifs et trouve des moyens de garder les employés autonomes pendant la transition.

- Rapports : L’expansion s’appuie sur des succès qui ont fait leurs preuves. Les objectifs de performance doivent être clairement définis dès le départ, afin qu’ils puissent être suivis, mesurés et partagés dans l’ensemble de l’organisation, en particulier avec les cadres supérieurs qui ont un pouvoir décisionnel sur les initiatives d’automatisation.

- Partage des connaissances : Pour chaque cas d’utilisation dans lequel l’analyse d’impact est mise en œuvre, il y a une leçon à tirer. Un groupe de personnes spécialisées devrait saisir, documenter et partager cette information afin qu’elle puisse être utilisée pour améliorer la prochaine implantation ou itération.

Reproduire des résultats de "preuve de concept" peut s’avérer difficile pour toute organisation, mais une approche méthodique fondée sur un processus bien défini, des technologies solides et des personnes habilitées dans les bons rôles fournit la bonne structure pour favoriser le changement et atteindre une certaine dimension.

http://www.kofaxfrance.fr/

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