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Notaires et visioconférence : pourquoi cela fonctionne très bien

Par Lionel Couëffé, Directeur Commercial et International KROSS

Publication: 21 octobre

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Passer par un notaire, quelle qu’en soit la raison, est une étape obligatoire pour l’ensemble des Français...
 

Face à des délais d’attente parfois longs et des difficultés à réunir toutes les parties, le notariat s’est équipé depuis l’arrêté 68 adopté en mai 2018 de systèmes de visioconférence. Retour sur les bénéfices au quotidien de cette innovation.

Avantages de la visioconférence et de la signature d’un « acte authentique électronique à distance » :

Pour les notaires, ce sont des économies de frais de route et surtout de temps de déplacements. Les clients peuvent à présent signer chez leur notaire de proximité respectif ce qui permet de les fidéliser. De plus, pouvoir signer à distance permet de recevoir les clients dans des plages horaires un peu plus importantes que les horaires conventionnels. Car oui, ce n’est un secret pour personne, la prise de rendez-vous est difficile. La visioconférence permet désormais aux clients de prendre un rendez-vous chez le notaire à leur convenance, et non plus l’inverse.

On note également l’augmentation d’un chiffre : celui de la signature dite en « participation », c’est-à-dire en participation avec un autre notaire, un confrère. Et pour les familles nombreuses qui vivent éloignées, une simple connexion pour réunir toute la famille un soir de semaine, et non plus sur place au sein de l’étude notariale le samedi matin est désormais possible. Gain de temps de tous les côtés.

Dans quelles situations utiliser la visioconférence ?

L’avantage, c’est qu’elle permet aux clients de l’utiliser pour des ventes à distance ou encore sur des sites distants. Mais dans d’autres cas plus concrets, comme les affaires liées au droit de la famille au travers de ce que l’on appelle des actes « multiparties », c’est-à-dire nécessitant la signature de plusieurs parties.

Prenons un exemple particulier : la donation-partage. Alors que par le passé il était nécessaire d’obtenir une procuration, il est désormais possible de signer grâce à la visioconférence (ce qu’on appelle en droit un « acte à distance »).

Point plus complexe encore : les divorces. Certains clients arrivent déjà séparés dans les études notariales et disposent alors d’un notaire différent. Ils ont désormais la possibilité d’échanger via la visioconférence les documents nécessaires au divorce.

Quid de la sécurité ?

La sécurité doit être maximale lors de réunions en visioconférence, car elles peuvent engendrer un échange d’informations et une visualisation de documents confidentiels. C’est pourquoi des datacenters hébergés en France sont nécessaires.

Quelle perception et quels retours de la visioconférence pour les notaires ?

Au-delà d’une image modernisée de l’étude notariale, c’est une image novatrice qui est donnée aux clients. Contrairement parfois aux bureaux feutrés de l’étude, c’est en toute simplicité pour le client que se déroule la procédure. C’est aussi à terme moins de signatures pour le client. Terminés pour certains actes les paraphes fastidieux, depuis mai 2018 ce n’est plus que deux, voire une seule signature en fonction des cas.

Enfin, la signature électronique reste et demeure un acte très simple. Proche de ce que les notaires peuvent connaitre dans leurs études. De surcroît, la dématérialisation n’empêche pas une certaine proximité entre notaires et clients, contrairement aux idées reçues, avec une visioconférence de très haute qualité.

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