En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de cookies pour vous proposer des contenus et services adaptés à vos centres d’intérêts. En savoir plus et gérer ces paramètres. OK X
 
 

 

 

Actualité des entreprises

La CERP Rhin Rhône Méditerranée fait confiance à BlackLine

Publication: 22 septembre

Partagez sur
 
Objectif : moderniser sa fonction financière et ressort grandi de la crise du Covid...
 

« Nous avions besoin de centraliser toute la documentation de clôture et les justifications des comptes en un lieu unique. Nous cherchions dès lors une solution en ligne, qui nous permette d’avoir accès au processus de révision des comptes de chaque collaborateur dans le cloud, et également, de pouvoir pallier les absences, afin de reprendre les missions sans perte d’information. » C’est par ces mots que Virginie Bastin, Directrice comptable et financière de la CERP Rhin Rhône Méditerranée résume le défi auquel la société de répartition pharmaceutique était confrontée.

Avec vingt-quatre établissements logistiques chargés d’approvisionner deux fois par jour plusieurs milliers d’officines dans l’Est de la France, l’entreprise, qui réalise un chiffre d’affaires de 2 milliards d’euros et compte plus de 1600 collaborateurs, rassemble 24 collaborateurs au sein de sa Direction Comptable et Financière. C’est elle qui a fait appel à BlackLine, pour de multiples raisons.

« À l’époque, tout le monde travaillait dans son coin » explique Virginie Bastin, « Nous avions besoin de centraliser toute la documentation de clôture et les justifications des comptes en un lieu unique. Nous cherchions dès lors une solution en ligne, qui nous permette d’avoir accès au processus de révision des comptes de chaque collaborateur dans le cloud, et également, de pouvoir pallier les absences, afin de reprendre les missions sans perte d’information. » Virginie Grandjean, Responsable reporting financier et fiscal de la CERP RRM, en charge du projet de modernisation des processus, complète : « Nous souhaitions repenser notre mode d’organisation et la façon dont nous voulions construire notre dossier de clôture : intervenants, modèles de justification des comptes, fréquence de révision, cycles comptables, etc. »

La CERP RRM opte pour Blackline

Les équipes comptables de la CERP RRM ont commencé par évaluer les coûts engendrés pour chaque exercice de clôture financière au sein de leur organisation. « Nous avons tenté d’en chiffrer le coût administratif, notamment en valorisant le temps qui lui était consacré, puis nous avons comparé ce coût aux économies espérées grâce à l’auto-certification des comptes après la mise en place d’un outil moderne. Nous avons également considéré la structuration de la clôture et le gain d’efficacité attendu, notamment pour rechercher l’information et la transmettre » poursuit Virginie Bastin.

Après une analyse des différents prestataires du marché, notamment grâce au Magic Quadrant de Gartner pour les solutions cloud de clôture financière, le choix de la CERP RRM s’est opéré rapidement. Selon Virginie Bastin, « BlackLine est directement sorti du lot, pour diverses raisons telles que son déploiement rapide, sa simplicité d’utilisation, et la possibilité d’ajouter des modules chemin faisant, qui nous ouvrait des perspectives à plus long terme. Par ailleurs, si nous effectuons un chiffre d’affaires important, notre équipe demeure à taille humaine et nos coûts sont relativement serrés. BlackLine a su s’adapter à ces contraintes et proposer une solution qui répondait à nos besoins. »

Une implémentation en plusieurs temps

La mise en place de la plateforme et des modules Account Reconciliations et Task Management s’est effectuée entre septembre et novembre 2019, à la suite d’une décision entérinée quelques mois plus tôt. « L’implémentation a été réalisée avec l’appui d’un consultant spécialisé qui nous a appris les bonnes pratiques et a su répondre à toutes les interrogations auxquelles nous avons fait face durant la conduite du projet » rappelle Virginie Grandjean. « Une fois la feuille de route dessinée, l’implémentation en elle-même a été assez simple : nous avons été parfaitement accompagnés. La solution de BlackLine a d’ailleurs été mise en place plus rapidement que prévu : une trentaine d’heures contre une cinquantaine initialement provisionnées. Nos priorités étaient l’organisation, la centralisation, la disponibilité des documents, avec une première clôture dans l’outil à conduire impérativement avant février 2020 pour l’année 2019. Ce que nous sommes parvenus à faire. »

« Concernant l’intégration de nouveaux utilisateurs, ceux-ci ont dans un premier temps été formés grâce à trois modules préconisés par BlackLine avant la première utilisation de l’outil, qui leur a été présenté à cette occasion » continue la responsable du projet. « La prise en main s’est ensuite effectuée au fil de l’eau. Nous avons dû apprendre à naviguer sur la plateforme et à en appréhender les multiples possibilités. »

Des améliorations perçues par tous et à tous les niveaux

Les équipes financières de la CERP RRM utilisent désormais BlackLine pour réconcilier l’intégralité des comptes de l’organisation. Le département comptable, soit la comptabilité générale, fournisseurs et clients, réalise grâce à l’outil les certifications de comptes et les tâches liées à la clôture ou à divers autres travaux, la Directrice comptable et financière y assure le suivi des opérations et diverses tâches de clôture, les experts comptables et commissaires aux comptes y consultent l’intégralité du dossier, tandis qu’avec l’implémentation à venir de Compliance, le contrôle interne pourra identifier les risques et piloter les contrôles avec des workflows configurables. Le module Task Management permet quant à lui à chacun de suivre l’avancement des cycles de clôture à compter de la clôture 2021, et est également utilisé comme calendrier dans le cadre de certaines missions.

Les résultats n’ont pas tardé à se faire sentir. « BlackLine nous a aidés à optimiser les justifications des comptes effectuées par nos équipes, et d’ajouter aux réconciliations les éléments attendus pour un arrêté complet » décrypte Virginie Bastin. « L’outil permet de piloter la clôture de façon efficace, en indiquant aux collaborateurs concernés de suivre les actions qui restent à accomplir sur les comptes qui leur sont assignés, ou les étapes dont ils sont responsables. »

Une efficacité rendue tangible grâce à la pandémie

Cette accélération sans précédent a été d’autant plus bénéfique qu’elle a en quelque sorte « préparé » la CERP RRM à une situation délicate telle que la crise sanitaire. « Le déploiement de Blackline nous a permis de garder notre mode de fonctionnement habituel durant la pandémie. Nous sommes parvenus à effectuer notre clôture comptable dans les délais classiques malgré les restrictions sanitaires, tandis que les commissaires aux comptes ont également été capables d’opérer intégralement à distance. Sans Blackline, la traversée de 2020 et 2021 aurait été nettement plus difficile pour nous. » se souvient Virginie Bastin.

« BlackLine nous a permis de fiabiliser le processus de clôture grâce à plusieurs niveaux de révision, de nous assurer que l’intégralité des comptes avaient bien été révisés, et de suivre facilement et en temps réel l’avancée des opérations. La solution permet à chacun, équipe comptable tout comme commissaires aux comptes, de travailler à distance et se connecter quand il le souhaite, et centralise les travaux grâce à un lieu unique de sauvegarde. Des fonctionnalités non négligeables à l’ère du digital et qui se sont avérées essentielles avec la pandémie. » poursuit-elle.

Et maintenant ? « Nous sommes dans une démarche d’amélioration continue » affirme Virginie Bastin. L’implémentation du module Compliance a commencé au cours de l’année 2021 chez CERP RRM, tandis que celle d’un nouveau module, Cash Application, doit débuter incessamment pour automatiser les rapprochements des flux manuels.

https://www.blackline.com/

Suivez MtoM Mag sur le Web

 

Newsletter

Inscrivez-vous a la newsletter d'MtoM Mag pour recevoir, régulièrement, des nouvelles du site par courrier électronique.

Email: