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Les réunions peuvent être désormais menées de façon efficace, même loin de l’entreprise, à condition d’avoir les bonnes pratiques et les bons outils de collaboration. Voici cinq conseils délivrés par TeamViewer.

1. Soyez paré à toute éventualité : Evidemment, l’idéal serait d’être à la hauteur de chaque difficulté. Mais la réalité est que, vous ne pourrez pas tout prévoir. Solution : ne consacrez pas trop de temps à vous inquiéter des imprévus - simplement, arrivez à votre réunion le mieux préparé possible. Par exemple, quand un obstacle technique surgit au milieu d’une discussion, faites mine de ne pas y prêter attention, et concentrez-vous sur ce que vous avez prévu d’évoquer en premier lieu. Les aspects techniques pourront être envisagés plus tard, avec les bons interlocuteurs.

2. Ayez un objectif (et s’y tenir !) : Annulez les réunions inutiles et renforcez les plus petites. Les réunions en ligne doivent être utilisées comme un complément à votre activité quotidienne et aider à rester concentrés sur les tâches à accomplir. Elles ne doivent pas être perçues comme de petites cases à cocher sur une liste de choses à faire ! Si vous n’avez rien à dire ou si la réunion n’apporte rien à un projet, annulez ou reportez-la. Elles doivent servir la productivité et non être un frein. Dit autrement, chaque réunion doit être un pas.

3. Faites court : Préférez des réunions en ligne qui ne durent pas plus de 30 minutes ; en offrant à chaque participant l’opportunité de s’exprimer ou apporter une information.

4. Regroupez tout en un même endroit : Des technologies récentes permettent désormais le partage d’écrans, l’échange de dossiers, etc. Il serait dommage de ne pas y avoir recours. L’utilisation d’un « chat », par exemple, encourage la collaboration pendant les réunions, et réduit les échanges « interminables » de mails. Sachez profitez de ces outils, pour mutualiser vos actions.

5. Synthétisez et veillez au suivi : Ne mettez pas un simple point final à votre réunion. Rappelez les informations fondamentales et définissez les prochaines étapes. Déterminez qui fait quoi, et assurez-vous que les participants seront disponibles pour la prochaine ; ceci aura pour effet d’insuffler une dynamique à votre nouveau rendez-vous en ligne.

Nous l’aurons compris, la collaboration, voire la productivité, peut être maintenue même à distance ou en télétravail. Il s’agit en premier lieu, de disposer d’outils qui rationalisent les besoins et facilitent, par exemple, l’accès aux documents. Mais, comme en tout, même avec les meilleures technologies, il faut aussi de bonnes pratiques.

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