MtoM Mag - Le journal de l'MtoM.
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Les fonctionnalités d’amélioration d’image d’un scanner peuvent, en effet, considérablement réduire le temps consacré au traitement des documents, tout en augmentant la précision des informations transmises aux flux de travail automatisés.
Pour ces opérations, il est préconisé d’utiliser un scanner avec fonctionnalité d’endossement, autrement dit l’impression de caractères alphanumériques au dos des documents numérisés (donc originaux). Il s’agit d’un numéro de référence unique (jusqu’à 40 caractères) permettant de faire le lien entre le document papier et le fichier pdf (comportant la métadonnée identification). Le scanner est par ailleurs associé à des logiciels qui permettent de réaliser des numérisations par lot et de faciliter le traitement de ces documents, grâce à différentes fonctions de capture comme la visualisation d’images en temps réel, le contrôle des dossiers, l’indexation automatique par OCR et codes-barres notamment.
C’est là que le type et la qualité du capteur intégré au scanner, mais aussi sa résolution optique sont à prendre en compte. Ce sont eux qui permettent d’assurer une qualité d’image optimale et qui facilitent la reconnaissance du contenu du document (texte, chiffres, etc.). Les algorithmes utilisés par le scanner pour détecter les agrafes, les bourrages, le papier froissé et corriger automatiquement les aberrations (stries, pixels noirs, etc.) sont également essentiels à la qualité des copies produites et à l’efficacité du processus de numérisation.
Il est recommandé d’installer des scanners dédiés exclusivement à la chaîne de numérisation en copie fiable, en excluant les multifonctions qui sont peu adaptés (vitesse trop faible, pas d’endossement, par ex.) et insuffisamment sécurisés en standard. Il est également fondamental de vérifier que le système utilisé pour la numérisation autorise les opérations suivantes :
L’entretien de la chaîne de numérisation. Il est important de prévoir des visites préventives régulières pour entretenir et assurer la performance du matériel.
L’authentification de l’opérateur de numérisation en fonction des dispositifs pris dans la Convention de Numérisation en matière de sécurité.
La possibilité de sélectionner la catégorie et le type de documents numérisés (par exemple : factures), de sélectionner le profil adéquat, d’ajouter l’année et le nom du client.
La capacité de produire des documents dans un format électronique pérenne, du type PDF/A.
Le contrôle d’intégrité des documents. Il peut avoir lieu directement depuis le système de numérisation ou via le logiciel de capture.
Le logiciel effectue ensuite un calcul d’empreinte et un “hachage” du document. Le “hachage” est un procédé de sécurité qui convertit le document en une chaîne de caractères alphanumériques, non interprétable par un être humain. Cela permet de rendre l’identification des fichiers plus rapide, mais aussi de vérifier leur validité et leur intégrité, en cas de besoin.
L’usage d’un horodatage permet d’attester de la date (jour et heure) de la création de la copie numérique. Pour plus de sécurité, le fournisseur d’horodatage doit être qualifié eIDAS, le cadre européen de confiance.
L’apposition d’un cachet électronique qualifié (ou alternativement d’une signature électronique qualifiée ou d’un horodatage qualifié) pour la gestion de l’intégrité du document.
Le document est ensuite transféré de manière cryptée (grâce au protocole TLS 1.2 par exemple) dans un composant coffre-fort numérique conforme à la norme Afnor NF Z42-020, lui-même hébergé au sein d’un datacenter français ou européen certifié ISO/CEI 27001, ou encore dans un système d’archivage électronique (SAE) externe ou interne NF Z 42-013, certifié/agréé.
Le processus de production de la copie fiable étant terminé, la copie produite peut directement être réinjectée dans toute GED ou dans toute application métier pour que le gestionnaire puisse traiter l’action.
Il est par ailleurs obligatoire de réaliser des tests périodiques pour s’assurer de la qualité des opérations de numérisation, mesurer le taux d’erreur et le taux de vieillissement du système. Ces tests doivent être effectués sur une base de documents représentatifs du fond documentaire de l’organisation et leurs traces doivent être conservées.
Kodak Alaris propose des solutions capables de fonctionner en continu en 3/8 à des vitesses élevées (jusqu’à 300 pages/minute en monochrome) et de prendre en charge un volume illimité de documents.
Grâce à leurs fonctions d’endossement et leurs capacités avancées d’OCRisation, ces scanners professionnels constituent des atouts majeurs pour les BPO (Business Process Outsourcers) qui doivent satisfaire leurs clients, souhaitant numériser leurs documents plus rapidement et à moindre coût, tout en les accompagnant dans leurs projets de transformation numérique. Par ailleurs, les scanners et les solutions de capture intelligentes Kodak Alaris peuvent également être utilisés par des sociétés ou administrations qui gèrent elles-mêmes leur chaîne de numérisation en mode copie fiable de par leur simplicité d’utilisation et les différents modules technologiques qu’ils intègrent. Cerise sur le gâteau : ces solutions de numérisation et de capture de la donnée s’intègrent aisément aux systèmes existants de tout type d’organisation (notamment au service d’annuaire Active Directory de Windows) et se calquent sur la politique de sécurité déjà en place.
