MtoM Mag - Le journal de l'MtoM.
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Alors que certains métiers sont sous tension, les collaborateurs croulant sous une masse de travail incompressible et les recrutements étant difficiles, on constate que 41% de la journée est consacrée à des tâches répétitives. Il est grand temps de s’occuper de ce fléau et d’utiliser les récentes avancées de l’IA pour automatiser au maximum les tâches monotones et chronophages. Il en va de la motivation des collaborateurs tout autant que de l’efficacité et de la rentabilité de l’entreprise et de sa capacité à absorber la demande.
La création de documents avec son lot de relectures et approbations est le tout premier domaine qui peut être automatisé, de l’écriture jusqu’à la validation finale, en passant par la mise en page et le classement, tout est automatisable, en utilisant des modèles, des métadonnées et des workflows. Non seulement c’est un gain de temps, mais cela évite également les oublis et les erreurs humaines. Ensuite, l’IA permettra de retrouver aisément les documents, et pourra les résumer et les traduire.
En combinant IA et automatisation des workflows, les collaborateurs vont pouvoir se libérer des tâches non épanouissantes et se concentrer sur le travail créatif. La gestion des documents numériques (GED) effectuée par un système automatisé va rendre le travail de demain davantage concentré sur les tâches et les objectifs. Les collaborateurs achèveront leurs projets plus rapidement et sans le risque d’erreur humaine.
L’IA permet de poser des questions, d’analyser les données, et de générer du contenu sur la base d’échantillons ou d’instructions.
Et plus les documents sont bien classés et référencés, notamment grâce à des métadonnées, et plus les réponses seront efficaces et précises.
Avec l’IA générative, des images et des textes peuvent être générés par simples instructions, jouant le rôle d’un rédacteur ou d’un graphiste, pour le plus grand bonheur des collaborateurs, dont l’imagination n’est plus freinée par les compétences techniques.
Avec les progrès récents de l’IA, notamment en matière d’IA générative qui permet de réaliser des schémas, des graphiques ou des images en quelques secondes, les contenus non structurés vont exploser. Déjà que leur proportion était estimée à 80%, notamment avec l’utilisation massive des réseaux sociaux et des messageries, plus que jamais les solutions de gestion documentaires doivent savoir les traiter.
Encore une fois, les métadonnées ont tout leur sens, pour donner le contexte et décrire ces contenus afin de permettre leur exploitation future, comme s’il s’agissait de contenus structurés.
Ces métadonnées peuvent être fournies avec les documents s’il s’agit d’images ou de vidéos par exemple ou elles peuvent être attribuées automatiquement grâce au machine learning embarqué dans certains logiciels de gestion de l’information, qui donnent des mots clés sur le contenu et sur la nature du document (un contrat, une prise de note lors d’une réunion, une retranscription, un document audio ou une vidéo).
Grâce aux métadonnées, le collaborateur retrouve facilement tout élément, structuré ou non, quelle que soit sa forme : texte, audio, vidéo, image, schéma, description de processus.
L’automatisation des workflows améliore la sécurité et la conformité, car il est possible de gérer les priorités et d’automatiser l’application de la politique sécuritaire.
Automatisés, les contrôles réduisent le risque d’erreur humaine et éliminent le danger d’une fuite de données sensibles. Des workflows et des documents standards formatés garantissent que la gestion de l’information est sécurisée et sous contrôle.
En cas d’audit ou de plainte, tout est tracé et facile à retrouver, et à prouver.
Grâce aux workflows, les tâches sont organisées et suivies, pour un travail en harmonie réalisé de concert par différentes personnes aux responsabilités bien définies. Plus d’oubli, plus d’erreur, chacun connaît sa tâche et sa responsabilité. Des rappels sont envoyés automatiquement.
L’IA et l’automatisation sont de réels progrès, qui, certes, ont un coût, mais constituent surtout un investissement pour l’avenir : plus l’entreprise est efficace et plus elle peut gérer des volumes et dégager des marges, et donc plus elle peut investir dans l’innovation, pour être encore plus efficace, plus créative, pour la plus grande satisfaction de ses clients. Un cercle vertueux !
