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Créée en 1964, Crosnier est une entreprise familiale française spécialisée dans la motoculture. Avec près de 50 collaborateurs et un chiffre d’affaires de 11 millions d’euros, l’entreprise opère localement via son magasin de vente, location et réparation de matériel, tout en assurant une activité nationale de grossiste en pièces détachées.

En 2019, dans un besoin d’améliorer l’efficacité de ses processus administratifs et logistiques, les équipes de Crosnier réfléchissent à la modernisation de sa gestion documentaire. La problématique initiale est claire : comment centraliser et optimiser la gestion documentaire pour réduire les erreurs, gagner en efficacité et répondre aux exigences croissantes de dématérialisation ?

Face à une volumétrie documentaire croissante, plus de 150 colis expédiés par jour en haute saison et près de 1 200 factures clients et fournisseurs mensuelles, il est devenu primordial de moderniser ses processus pour rester performant. La gestion manuelle des documents devenait un frein à l’efficacité opérationnelle, augmentant les risques d’erreurs et ralentissant l’activité.

« Il était important pour la société de trouver une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) capable de fluidifier davantage nos processus documentaires, de nous recentrer sur notre cœur de métier, et de gagner en productivité. », explique Julien Fredon, Directeur Général de Crosnier.

Le choix de Toshiba

C’est dans ce contexte que Crosnier a décidé de faire appel à Toshiba, acteur majeur de la gestion documentaire, l’impression et l’affichage dynamique, qui a su convaincre par sa capacité d’écoute et sa compréhension rapide des enjeux spécifiques de Crosnier.

« Ce qui nous a convaincus, c’est avant tout la confiance mutuelle et la compréhension de nos besoins spécifiques », explique Julien Fredon. « Toshiba s’est imposé comme un partenaire capable de proposer une solution intégrée, évolutive et facile à déployer, tout en assurant une parfaite sécurité des données. »

Le projet s’est structuré en plusieurs phases successives. Dans un premier temps, une solution de numérisation dédiée aux documents accompagnant l’envoi des colis. Cette première étape a permis d’automatiser une tâche particulièrement lourde et de gagner en fluidité dans la gestion quotidienne. Dans la continuité, la société a intégré une solution de GED pour gérer l’ensemble des documents liés aux clients et aux fournisseurs : bons de préparation, bons de livraison, contrats commerciaux… Désormais numérisés, triés et stockés de manière sécurisée, ces documents sont accessibles rapidement par l’ensemble des collaborateurs. Puis, la digitalisation s’est élargie à la facturation électronique, à la gestion des notes de frais et des bulletins de paie Cette automatisation a permis de fiabiliser le traitement comptable, de réduire les délais, et d’assurer une traçabilité précise des dépenses.

Au-delà de la mise en œuvre de la GED, Crosnier a également confié à Toshiba le renouvellement de son parc d’impression, avec la fourniture de nouveaux systèmes multifonctions plus performants et mieux intégrés à l’écosystème documentaire numérique mis en place. Cette démarche a renforcé la collaboration entre les deux entreprises, affirmant un partenariat sur le long terme.

Les bénéfices constatés

Grâce aux solutions Toshiba, Crosnier a complètement transformé ses processus internes. La centralisation et la sécurisation des documents ont permis de réduire considérablement les risques d’erreurs et d’accélérer l’accès à l’information. Le gain de temps est tangible au quotidien permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

« La GED a transformé notre manière de travailler. En cas d’événements imprévus, comme l’incendie survenu récemment, l’entreprise bénéficie désormais d’une continuité documentaire renforcée, grâce à un stockage dématérialisé fiable. De plus, la collaboration avec Toshiba a permis d’installer une dynamique de confiance et d’évolution continue, avec des solutions adaptées et évolutives au fil des besoins de l’entreprise. » témoigne Julien Fredon.

Toshiba et Crosnier ont travaillé conjointement pour optimiser la transformation digitale de l’entreprise, passant d’une simple numérisation à une gestion documentaire complète, sécurisée et évolutive. Cette démarche a non seulement renforcé l’efficacité opérationnelle des équipes Crosnier, mais également sa résilience face aux aléas. Une réussite qui témoigne de la capacité de Toshiba à accompagner ses clients dans leur transition numérique, avec proximité, expertise et solutions sur mesure.

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