MtoM Mag - Le journal de l'MtoM.

M-Files, leader de la gestion documentaire basée sur le contexte, dévoile M-Files Workspaces, qui redéfinit la manière dont les organisations gèrent et comprennent leurs informations à l’ère de l’IA. S’appuyant sur l’architecture unique de M-Files conçue autour du contexte, Workspaces est la couche applicative et d’expérience utilisateur qui simplifie et rassemble instantanément tous les documents, projets et parties prenantes en une vue unique, pour accélérer et rendre plus intelligente la manière de travailler. Au lieu de simplement stocker les documents, Workspaces adopte une approche basée sur le contexte, en reliant le contenu aux personnes, aux projets et aux processus qui lui donnent tout son sens. Il en résulte une vue unifiée qui renforce l’autonomie des collaborateurs, améliore la conformité et stimule la performance.

De nombreuses entreprises sont ralenties par des frictions dans leurs opérations. L’information est éparpillée dans des systèmes déconnectés, et les connaissances essentielles, comme les projets clients en cours, les personnes impliquées ou les raisons des décisions prises, résident souvent uniquement dans la tête des collaborateurs. À mesure que l’IA générative se généralise, la surcharge d’information augmente, avec un impact négatif sur la performance des entreprises.

M-Files réduit ces frictions opérationnelles en unifiant les documents au sein d’un système intelligent reflétant la structure réelle de l’entreprise – modélisant la manière dont les personnes, les projets, et les processus interagissent pour effectuer le travail. Construite sur le modèle M-Files qui comprend le fonctionnement de l’entreprise, Workspaces simplifie la complexité et réunit instantanément tous les documents, les projets, et les parties prenantes dans une vue unique. Au lieu de parcourir d’innombrables dossiers ou de se fier à leur mémoire, les collaborateurs commencent par l’essentiel – le client, le projet, le processus – et bénéficient instantanément d’une vue complète du contexte. En résultent des décisions plus rapides, une conformité renforcée et des gains de productivité mesurables.

« Avec M-Files Workspaces, nous espérons réduire considérablement le temps que nos experts, déjà très sollicités, consacrent à la recherche d’informations », déclare Mikko Pippuri, Digital Ninja chez Berggren. « Nous envisageons un avenir offrant une visibilité totale sur nos clients, nos dossiers et leurs échéances, où les décisions seront prises plus rapidement, où les erreurs seront réduites au minimum et où la collaboration se fera sans effort. »

Workspaces s’appuie sur l’architecture basée sur le contexte de M-Files et propulsée par M-Files Aino (prononcer « I know »), le moteur IA de l’éditeur. Contrairement aux modèles d’IA qui analysent le texte de manière isolée, Aino s’appuie sur le contexte des clients, des projets et des processus pour fournir des informations plus précises, une automatisation plus intelligente et une conformité simplifiée.

« Workspaces représente une évolution majeure dans la manière dont les collaborateurs interagissent avec les documents et les informations critiques de l’entreprise, » assure Tony Grout, Chief Product Officer chez M-Files. « M-Files repose sur un modèle conçu pour comprendre le fonctionnement des organisations, et fournit des informations fiables, une automatisation naturelle, et une expérience sans friction pour une manière plus humaine de travailler. »

Avec Workspaces, les entreprises bénéficient :

 D’un accès plus rapide au contenu pertinent : des vues personnalisées, basées sur les rôles et adaptées au contexte, qui mettent en avant ce dont chaque personne a le plus besoin, y compris les documents stockés en natif dans Microsoft 365.
 une navigation fluide : une transition fluide entre les éléments sans revenir en arrière ni refaire de filtrage.
 une vue unique pour une visibilité totale : une vue instantanée de tout le contenu relatif au client, projet ou processus sur lequel le collaborateur travaille (y compris les documents et les personnes impliquées), dans un espace de travail unique connecté.
 un accès instantané aux informations critiques des principaux systèmes de l’entreprise : des intégrations avancées avec les plateformes clés comme le CRM, l’ERP et le Practice Management fournit le contexte nécessaire pour améliorer la productivité.

La première version de Workspaces est disponible dès maintenant, de futures évolutions sont déjà prévues. Pour en savoir plus, rendez-vous sur https://www.m-files.com