MtoM Mag - Le journal de l'MtoM.
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Mais la diversité croissante des sources de production complexifie l’organisation des fournisseurs, qui doivent concilier durabilité, sécurité et continuité d’approvisionnement.
L’électricité est une ressource très précieuse qui alimente notre électroménager, nos ordinateurs, nos data centers, nos usines, nos infrastructures et moyens de transport, de plus en plus nos voitures. Sa production est très importante et nécessite une information claire, fiable, permettant une parfaite coordination de l’ensemble des parties prenantes.
Si essentiel et stratégique, le secteur de l’énergie est très réglementé, avec des normes à respecter, et seule une gestion documentaire rigoureuse et automatisée garantit le respect et la preuve de conformité. La réglementation évoluant, les entreprises doivent sans cesse adapter leurs processus. Les logiciels de gestion documentaires automatisant ces processus permettent de les faire évoluer en toute transparence, de manière sure, sans oubli, sans erreur humaine.
L’information est capitale, elle doit circuler, être partagée, protégée, rationalisée et aider à la décision. Ce qui nécessite une gestion documentaire intelligente.
Alors que la filière électrique compte 600 000 collaborateurs en France d’après France Travail, il n’est plus pertinent de s’appuyer uniquement sur des dossiers et sous-dossiers, car chacun doit deviner la logique de classement des autres. C’est alors que l’utilisation de métadonnées s’impose, ces informations attribuées à chaque document pour permettre de le retrouver, par mots clés, expliquant la nature du document, son contexte, son périmètre, sa temporalité, afin que chacun le trouve où qu’il soit stocké, et puisse le consulter instantanément, à condition d’y être autorisé.
Alors que la transparence dans la gestion des actifs est cruciale mais parfois difficile à obtenir, entrainant des retards dans la prise de décision en raison de la dispersion des informations, les logiciels de gestion documentaires fournissent une vision globale, facile et rapide à obtenir, qui permet d’être plus efficace, d’éviter les problèmes de conformité et par conséquent des sanctions. Une approche basée sur les métadonnées garantit que toutes les informations sur les actifs sont centralisées dans un système de gestion documentaire unique, ce qui facilite leur accès et leur gestion. La prise de décision et l’efficacité opérationnelle sont améliorées et les temps d’arrêt réduits, ce qui est essentiel dans le secteur de l’énergie.
Avec la transition énergétique, de grands projets voient le jour, nécessitant une répartition des tâches, de la planification et de nombreux documents échangés, relus, rectifiés, validés par différents acteurs. Cette documentation peut être enregistrée par chacun dans une version antérieure, dans son propre système d’information, ce qui entrave la collaboration et la transparence.
Les logiciels de gestion documentaires peuvent devenir le chef d’orchestre de ces projets, en automatisant les workflows, pour une bonne circulation de l’information d’une personne à l’autre en dehors du périmètre de l’entreprise, en gérant les autorisations, pour renforcer la sécurité, et en fournissant une source unique de vérité, grâce à la gestion des versions et des approbations. Les transitions entre les phases du projet sont facilitées et transparentes et la collaboration est fluide, chacun recevant une notification quand il doit intervenir sur un document.
Le secteur de l’énergie étant constitué de multiples acteurs habitués à travailler ensemble, il est courant de répondre à plusieurs à des appels d’offre.
Les logiciels de gestion documentaire sont désormais dotés de portails collaboratifs qui permettent d’échanger en toute transparence avec l’externe, pour faciliter le partage de documents, toujours disponibles dans leur dernière version, validée. Une approche plus moderne, sécurisée et fiable que l’e-mail. Les documents peuvent être modifiés par les personnes autorisées, et disponibles en temps réel pour les autres. Une manière de s’assurer que toutes les parties prenantes disposent des informations les plus récentes, pour éviter les erreurs et les mauvaises communications. Un atout important pour le secteur de l’énergie, où la précision, l’exactitude et la sécurité des données ne sont pas négociables.
Une piste d’audit complète enregistre toutes les actions entreprises, de la création et de la modification à l’accès et à la suppression des documents, pour garantir une transparence et une responsabilité totales, ce qui est essentiel pour l’industrie de l’énergie et son environnement réglementaire.
Les logiciels de gestion documentaire offrent une visibilité totale sur le cycle de vie d’un document ou d’un actif métier, fournissant ainsi des pistes d’audit fiables et complètes. Ces pistes d’audit permettent également aux organisations d’identifier et de traiter rapidement toute anomalie ou action non autorisée, pour préserver l’intégrité et la sécurité des données critiques.
Pour encore plus d’efficacité, les logiciels de gestion documentaire intègrent désormais des fonctionnalités d’intelligence artificielle, comme la recherche en langage naturel, pour encore plus de pertinence et de précision dans les recherches, mais ces fonctionnalités vont bien plus loin et facilitent grandement la collaboration à l’échelle internationale, en cherchant les documents dans toutes les langues, en résumant les documents, en les traduisant.
Ces fonctionnalités augmentent la productivité des collaborateurs qui, dans le secteur de l’énergie, étudient de grandes quantités de données et de documents pour gérer des projets complexes.
En accompagnant les entreprises du secteur vers une organisation plus structurée, collaborative et sécurisée, les logiciels de gestion documentaire deviennent des alliés stratégiques de la transition énergétique : ils améliorent la réussite des projets, renforcent la conformité et stimulent la performance globale.
